Administratief Ondersteuner

De functie

De gemeente Rotterdam staat voor maatschappelijke opgaves waarvoor er met regelmaat tijdelijk inzet nodig is. Als administratief ondersteuner ondersteun je de verschillende organisatieonderdelen bij het inzetten van tijdelijke medewerkers, in samenwerking met de inhuuradviseurs. Je hebt direct contact met opdrachtgevers en leveranciers.

• Verantwoordelijk zijn voor diverse administratieve verwerkingen, zoals het muteren in verschillende systemen.
• Verantwoordelijk zijn voor het verzamelen, verwerken en vastleggen van alle afspraken in samenwerking met de afdeling Inkoop in het systeem Oracle.
• Registreren en controleren van de gegevens van externe inhuurmedewerkers en onbetaalde stagiaires in het registratiesysteem MijnHR.
• De rechtmatigheid conform wet- en regelgeving toetsen van inkoopdossiers in Oracle.
• Collega's en leveranciers per mail en telefonisch te woord staan met vragen en verzoeken.
• Aansluiten bij werkoverleggen en zorgdragen voor notulen.
• Meedenken in procesoptimalisatie.

Het profiel

Je bent een enthousiaste collega die vanuit een grote mate van zelfstandigheid aan het werk gaat. Je werkt accuraat, hebt oog voor het resultaat en raakt niet onder de indruk van deadlines. Je bent een flexibele en administratief vaardige duizendpoot die graag schakelt tussen verschillende werkzaamheden en gemakkelijk meegaat met ontwikkelingen binnen de afdeling.

Je bent klantgericht, kunt planmatig werken en werkt goed samen met collega's. Met een proactieve houding en goede communicatieve vaardigheden straal je vertrouwen uit en bied je waar nodig een luisterend oor. Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift goed.

De afdeling

Samen met 60 professionals vormen jullie de afdeling Mobiliteit. Onder deze afdeling valt het kleinere Team Inhuur, waar je samen met andere collega's werkt aan de verdere professionalisering van de lijnorganisatie. Team Inhuur bestaat uit vijftien collega's, van wie er zes werkzaam zijn in deze ondersteunende rol. Binnen het team heerst een open cultuur en staan collega's altijd voor elkaar klaar waar nodig.

De organisatie

Het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) is de spil van de gemeentelijke organisatie en maakt kaders voor het hele concern. Het cluster is de schakel tussen het college van burgemeester en wethouders, de burgers en de gebieden, en met de overige beleidsclusters op het gebied van bedrijfsvoering. ICT, HR, Facilitaire Zaken, Juridische Zaken, Onderzoek, Financiën, Inkoop en Communicatie zijn in dit cluster gebundeld.

Praktisch

• Werklocatie: De Rotterdam, Wilhelminakade 179.
• Thuiswerken: vergaderen en digitaal ontmoeten via MS Teams; op dinsdag en donderdag wordt op de werklocatie gewerkt.
• Startdatum: per direct, naar verwachting medio november 2026.
• Uren per week: 32 tot 36.
• Duur opdracht: 6 maanden.
• Aantal medewerkers: 2.
• Schaal: 7.
• ZZP: nee; doorleenconstructies zijn niet toegestaan.

Eisen

Hier moet je aan voldoen om in aanmerking te komen.

• Je beschikt over een afgeronde mbo 4-opleiding.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met de uitvoering van administratieve processen.
• Je hebt werkervaring met het notuleren en het bewaken van actiepunten.
• Je hebt werkervaring met mailcorrespondentie en telefoonafhandeling.
• Je hebt werkervaring met administratieve ondersteuning voor de ontwikkeling en uitvoering van het HR-beleid.
• Je hebt werkervaring met het signaleren van processen en stelt verbetervoorstellen op ten behoeve van de werkprocessen en informatievoorziening. Benoem hiervan een concreet voorbeeld in jouw cv.
• Je hebt werkervaring met MS Office-applicaties als Word, Outlook en Excel.

Wensen

Hiermee onderscheid je je van andere kandidaten.

• Je hebt werkervaring als medewerker recruitment of in een functie met ondersteunende HR-werkzaamheden.