Bestuurs- en directiesecretaresse (m/v)

Wat ga je doen

Voor een tijdelijke periode van zes maanden zoeken wij een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse die direct inzetbaar is. Je kent het bestuurlijke speelveld, weet wat er komt kijken bij het ondersteunen van een college en directie en kunt vanaf dag één zelfstandig aan de slag. Je bent een stevige organisatorische spil die vooruitdenkt, overzicht houdt en ontzorgt.

Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders en de directie van de gemeente Stadskanaal. Je zorgt ervoor dat de bestuurlijke en organisatorische processen soepel verlopen. Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Beheren van complexe agenda's, e-mail en overige correspondentie
• Voorbereiden van vergaderingen, waaronder de collegevergadering op dinsdag
• Verwerken, controleren en verspreiden van vergaderstukken
• Afhandelen van telefoontjes, correspondentie en uiteenlopende administratieve werkzaamheden
• Kabinetszaken, waaronder het behandelen van aanvragen koninglijke onderscheidingen, voorbereiden bezoek hoogwaardigheidsbekleders
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers en optreden als gastvrouw/-heer
• (Mede) organiseren van vieringen en herdenkingen
• Bewaken van afspraken, actiepunten en deadlines

De organisatie

De Gemeente Stadskanaal vervult een centrumfunctie voor haar omgeving. De vele bedrijven, winkels, zorgvoorzieningen en recreatiemogelijkheden maken het wonen, werken en recreëren aantrekkelijk. Stadskanaal heeft ongeveer 32.500 inwoners, verdeeld over verschillende kernen en dorpen. Deze zijn gelegen in een groene omgeving, het veenkoloniale kanaallandschap en het lichtglooiende Westerwoldse zandlandschap.

De ongeveer 320 betrokken medewerkers van de gemeente Stadskanaal geven gezicht aan de dienstverlening die wij dagelijks leveren. Om onze ambities te realiseren werken we samen met buurgemeenten, het bedrijfsleven en het maatschappelijk veld.

Het team

De gemeente Stadskanaal kenmerkt zich door een mentaliteit van lef, aanpakken en pionieren. Zo vinden we het belangrijk om de economie te verstevigen en meer banen te creëren. Wij werken hard aan het leefbaar en vitaal houden van onze dorpen en kernen. Wij gaan voor kwalitatief goede voorzieningen. Wij bieden ruimte aan creatieve denkers en doeners, nieuwe ontwikkelingen en wij gaan voor duurzame oplossingen. Deze ambitie willen wij samen met de 32.000 inwoners, ondernemers, instellingen en verenigingen oppakken. Zie jij hierin een uitdaging en wil jij op stimulerende wijze een bijdrage leveren? Dan zoeken wij jou!

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Wat je meebrengt

Voor deze tijdelijke functie zoeken we nadrukkelijk iemand die het vak goed beheerst en weinig inwerktijd nodig heeft. Je weet wat er van je wordt verwacht en voelt je thuis in een bestuurlijke omgeving.

• Ruime en aantoonbare ervaring als bestuurs- en/of directiesecretaresse
• Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie of een vergelijkbare bestuurlijke omgeving
• Uitstekende vaardigheden op het gebied van complex agenda- en mailboxbeheer
• Goede kennis van bestuurlijke processen en politieke verhoudingen
• Politieke en bestuurlijke sensitiviteit: je weet welke informatie met wie gedeeld kan en moet worden
• Goede digitale vaardigheden, waaronder Outlook en Word. Ervaring met iBabs en Decos is een pré
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en proactief en weet wanneer afstemming nodig is
• Je bent integer, representatief, flexibel en communicatief sterk
• Je beschikt over minimaal mbo+ werk- en denkniveau

Praktisch

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma-vrij. Hybride werken is niet mogelijk.

• Startdatum: uiterlijk 1 januari 2027
• Einddatum: na zes maanden
• Verlenging: mogelijk, maar nog niet bekend
• Uren per week: 28
• Aantal fte: niet genoemd
• Functienaam: Bestuurs- en directiesecretaresse (m/v)
• Functieschaal: 8
• Werklocatie: gemeente Stadskanaal
• Werkdagen: ma-vrij

Eisen

Hier moet je aan voldoen om in aanmerking te komen.

• Bring your own device is van toepassing; bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse
• Aantoonbare werkervaring met complex agenda-, mailbox- en vergaderbeheer voor meerdere bestuurders en/of directieleden, waarbij in de werkervaring expliciet wordt vermeld waar deze kennis is opgedaan en ingezet
• Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is vereist

Wensen

Hiermee onderscheid je je van andere kandidaten.

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie30 punten
• Aantoonbare werkervaring met bestuurlijke processen en politieke sensitiviteit, waarbij in de werkervaring expliciet wordt vermeld waar deze kennis is opgedaan en ingezet30 punten
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of vergelijkbaar20 punten

Competenties

• Bestuurlijke sensitiviteit
• Integriteit
• Organisatievermogen
• Zelfstandigheid
• Nauwkeurigheid
• Proactiviteit
• Flexibiliteit
• Communicatieve vaardigheden
• Dienstverlenende instelling