Coördinator opvanglocaties

De opdracht

Het binnen de gemeentelijke organisatie coördineren, organiseren en optimaliseren van de dagelijkse bedrijfsvoering van de gemeentelijke opvanglocaties voor vluchtelingen, waaronder statushouders en Oekraïense ontheemden.

Vanuit deze functie wordt binnen de door de gemeente vastgestelde beleidsmatige, financiële en organisatorische kaders uitvoering gegeven aan een veilige, leefbare en doelmatig georganiseerde opvang. De functionaris vormt daarbij de operationele schakel tussen de opvanglocaties, het management en de betrokken gemeentelijke vakdisciplines en externe samenwerkingspartners.

De werkzaamheden worden verricht als onderdeel van de gemeentelijke uitvoeringsorganisatie. Daarbij vindt structureel afstemming plaats met de managers opvanglocaties en met gemeentelijke disciplines zoals Inburgering, BRP, Vastgoed, Veiligheid en Financiën. Vraagstukken die de eigen operationele verantwoordelijkheid overstijgen, worden afgestemd en waar nodig opgeschaald binnen deze gemeentelijke structuur.

De organisatie

Bouw mee met de gemeente Westland. De gemeente Westland is met ruim 100.000 inwoners één van de dertig grootste gemeenten in Nederland. Met haar duurzame en innovatieve glastuinbouwcluster is de gemeente Westland een belangrijke economische motor. Op een inspirerende manier biedt de gemeente Westland haar inwoner ruimte, rust, groen en woonomgevingen met aantrekkelijke recreatiemogelijkheden en voorzieningen. Een vitale economie en een bloeiend verenigingsleven zorgen voor een dynamische en actieve gemeente.

Slagkracht, ambitie, innovatie en professionaliteit, dat zijn de kernbegrippen waar het in Westland om draait!

Gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever, die continu in ontwikkeling is. We zijn een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. We sturen op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. Gemeente Westland is onderverdeeld in vier clusters: Dienstverlening, Beleid, Ruimte en Bedrijfsvoering, met daarnaast een unit Concern control en eenheid Bureau gemeentesecretaris.

Wat ga je doen

Je coördineert binnen de gemeentelijke organisatie de dagelijkse gang van zaken op de opvanglocaties, en je bent het operationele aanspreekpunt voor gemeentelijke medewerkers, vrijwilligers en door de gemeente gecontracteerde partijen. Je stemt werkzaamheden en bijzonderheden structureel af met de managers opvanglocaties en betrokken gemeentelijke vakdisciplines.

Je onderhoudt het operationele contact met het door de gemeente ingehuurde beveiligingsbedrijf, en je ontvangt en begeleidt onderhoudspartijen die door de gemeente onder regie van Vastgoed worden ingezet. Binnen de gemaakte contractuele afspraken stuur je de door de gemeente gecontracteerde partij voor kleine onderhoudswerkzaamheden aan. Voor opvanglocatie Carlton zie je toe op de naleving van de afspraken tussen de gemeente en de exploitant van de opvanglocatie.

Je informeert bewoners en andere betrokkenen over zaken die betrekking hebben op de opvanglocatie.

Binnen de gemeentelijke kaders ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse leefbaarheid en veiligheid op de locaties. Je draagt zorg voor een veilige en leefbare verblijfsomgeving binnen de grenzen van de opvanglocaties en ondersteunt vluchtelingen en statushouders bij praktische vraagstukken rondom hun verblijf in Westland. Je verwijst hen door naar het daarvoor verantwoordelijke gemeentelijke loket of de juiste samenwerkingspartner.

Je stuurt op een optimale bezetting van de gemeentelijke opvanglocaties, waarbij zowel de beschikbare capaciteit als de sociale samenstelling wordt meegewogen. Je coördineert de in- en uitstroom van bewoners en ziet toe op de naleving van de geldende huisregels en spreekt bewoners hierop aan. Je draagt bij aan bewustwording bij ouders, volwassenen en kinderen over gewenst en vereist gedrag binnen de opvanglocatie.

Waar nodig voer je samen met betrokken gemeentelijke consulenten gesprekken met bewoners over ingrijpende besluiten rondom hun opvang. Je signaleert misstanden en veiligheidsvraagstukken en bespreekt deze met de managers opvanglocaties voordat verdere interne of externe opvolging plaatsvindt.

Als onderdeel van de gemeentelijke bedrijfsvoering ga je binnen de aan jou toevertrouwde verantwoordelijkheden zorgvuldig en doelmatig om met gemeentelijke middelen en zie je toe op een sobere en doelmatige uitvoering van activiteiten binnen de opvanglocaties. Je beoordeelt facturen voor geleverde diensten vanuit de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de geleverde prestatie. Je levert en registreert de benodigde informatie in het regionale registratiesysteem voor opvang, bewaakt binnen de afgesproken gemeentelijke werkwijze de betaling van de eigen bijdrage door bewoners en levert informatie aan de verantwoordelijke gemeentelijke collega's ten behoeve van financiële monitoring en verantwoording.

Vanuit de verantwoordelijkheid voor de continuïteit van de opvang ben je binnen de gemaakte afspraken inzetbaar bij calamiteiten buiten reguliere kantoortijden. Je stemt incidenten en urgente operationele vraagstukken af met de verantwoordelijke managers en gemeentelijke disciplines, en zorgt ervoor dat relevante signalen tijdig binnen de gemeentelijke organisatie worden gedeeld en via de daarvoor geldende lijnen worden opgepakt.

Vanuit de dagelijkse uitvoering lever je inhoudelijke input voor gemeentelijke beleidsvorming en besluitvorming. Je signaleert structurele knelpunten en ontwikkelingen binnen de opvanglocaties en brengt deze in bij het verantwoordelijke management. Je denkt vanuit de uitvoeringspraktijk mee over mogelijke oplossingen voor opvangvraagstukken en genereert en levert informatie aan voor beleidsontwikkeling, monitoring en gemeentelijke financiële processen. Je stelt onder andere bezettings- en capaciteitsinformatie over de opvanglocaties beschikbaar en levert vanuit je eigen inhoudelijke verantwoordelijkheid input voor de beantwoording van college- en raadsvragen over het product Opvang Vluchtelingen en Statushouders. Je vertaalt ontwikkelingen vanuit de dagelijkse praktijk naar aandachtspunten voor beleid en uitvoering.

De functie kent een sterke interne en externe samenwerkingscomponent. Je werkt vanuit de gemeentelijke organisatie samen met onder andere SKT, Vitis, RCVS, IND-ketenpartners, VluchtelingenWerk en COA. Binnen de gemeente vindt structurele afstemming plaats met onder andere BRP, Inburgering, Vastgoed en Veiligheid.

Vanuit de opvang draag je bij aan de aanpak van sociale casuïstiek, in samenwerking met de daarvoor verantwoordelijke professionals. Je neemt namens de gemeentelijke opvang deel aan het regionale overleg van locatiecoördinatoren Oekraïne. Je fungeert vanuit je gemeentelijke rol als aanspreekpunt voor omwonenden en omliggende bedrijven, onderhoudt contact met de directe omgeving van de opvanglocaties en zorgt ervoor dat signalen vanuit bewoners, omgeving en samenwerkingspartners op de juiste plek binnen de gemeentelijke organisatie terechtkomen.

Wat je meebrengt

Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau. Je beschikt over minimaal 3 jaar werkervaring als locatiecoördinator, locatiemanager of in een vergelijkbare coördinerende functie. Je hebt aantoonbare werkervaring met de opvang en/of begeleiding van vluchtelingen, statushouders en/of Oekraïense ontheemden binnen of in opdracht van een overheidsorganisatie. Je hebt aantoonbare ervaring met het coördineren van de dagelijkse bedrijfsvoering op opvanglocaties, waaronder veiligheid, leefbaarheid, bezetting en in-/uitstroom.

• Vanuit overzicht kunnen organiseren en coördineren
• Vermogen om te schakelen in abstractieniveau van detail naar overzicht en van overzicht naar detail
• Omgevingsbewust en politiek sensitief
• Oplossingsgerichtheid en het vermogen om door te pakken
• Het vermogen om vanuit rust en balans te werken
• Het vermogen te de-escaleren: het omgaan met vervelende mensen die te ver gaan, het begrenzen van mensen en het doorgeleiden van problematiek naar het juiste loket
• Het kunnen omgaan met tegenslagen en onverwachte gebeurtenissen
• Het vermogen samen te werken met andere disciplines om een succesvolle opvangomgeving mogelijk te maken
• Sterk communicatief en verbindend
• Sterk bewustzijn van de gemeentelijke positie als locatiecoördinator in relatie tot vereiste integriteit en de ambtseed

Praktisch

• Startdatum: 16 november 2026
• Einddatum: looptijd 6 maanden, met verlenging 4 maal 6 maanden
• Uren per week: 36
• Werkdagen: maandag tot en met vrijdag
• Werklocatie: gemeente Westland, hybride werken mogelijk
• Functieschaal: 9
• Sluitingsdatum reageren: maandag 2 november 2026, 09:00 uur

Eisen

Hier moet je aan voldoen om in aanmerking te komen.

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
• Minimaal 3 jaar werkervaring als locatiecoördinator, locatiemanager of in een vergelijkbare coördinerende functie
• Aantoonbare werkervaring met de opvang en/of begeleiding van vluchtelingen, statushouders en/of Oekraïense ontheemden binnen of in opdracht van een overheidsorganisatie
• Aantoonbare ervaring met het coördineren van de dagelijkse bedrijfsvoering op opvanglocaties, waaronder veiligheid, leefbaarheid, bezetting en in-/uitstroom
• Voor zover de Wtta van toepassing is, voldoet de inschrijver gedurende de looptijd aan de wettelijke verplichtingen uit hoofde van de Wtta

Wensen

Hiermee onderscheid je je van andere kandidaten.

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met gemeentelijke opvanglocaties voor vluchtelingen, statushouders en/of Oekraïense ontheemden30 punten
• Aantoonbare werkervaring met het aansturen/coördineren van externe dienstverleners, zoals beveiliging, onderhoud, vastgoedpartijen en/of exploitanten15 punten
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met complexe sociale casuïstiek, bewonersgesprekken, handhaving van huisregels en/of het voeren van slechtnieuwsgesprekken20 punten
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met samenwerking met relevante ketenpartners, zoals COA, VluchtelingenWerk, IND en partijen binnen het sociaal domein20 punten
• Aantoonbare werkervaring met het registreren en rapporteren over bezetting, in- en uitstroom en andere opvanggegevens10 punten
• Aantoonbare werkervaring met het signaleren van veiligheids- en leefbaarheidsvraagstukken en hierover adviseren van management en/of beleid5 punten

Competenties

• Vanuit overzicht kunnen organiseren en coördineren
• Vermogen om te schakelen in abstractieniveau van detail naar overzicht en van overzicht naar detail
• Omgevingsbewust en politiek sensitief
• Oplossingsgerichtheid en het vermogen om door te pakken
• Het vermogen om vanuit rust en balans te werken
• Het vermogen te de-escaleren
• Het kunnen omgaan met tegenslagen en onverwachte gebeurtenissen
• Het vermogen samen te werken met andere disciplines om een succesvolle opvangomgeving mogelijk te maken
• Sterk communicatief en verbindend
• Sterk bewustzijn van de gemeentelijke positie als locatiecoördinator in relatie tot vereiste integriteit en de ambtseed