Medewerker Facilitaire Poule

De organisatie

Werken voor de Gemeente Westerveld betekent dat je terecht komt in een plattelandsgemeente in Zuidwest-Drenthe. Een gemeente waar bestuur en organisatie samen streven naar een hoogwaardige dienstverlening waarbij we initiatieven van inwoners, ondernemers en organisaties stimuleren én faciliteren. Wat kenmerkend is voor de Gemeente Westerveld zijn de korte lijnen, een informele werksfeer en weinig hiërarchie. Na een warm onthaal introduceert jouw nieuwe team de organisatie en collega's bij je. Een team dat bestaat uit een mix van lerende en ervaren collega's. En natuurlijk lopen we dan ook even langs onze koffiecorners, het bedrijfsrestaurant en de verschillende lounge- en overlegplekken. Nieuwsgierig geworden? Bekijk dan onze Promotiefilm.

De opdracht

Als medewerker facilitaire poule bij Gemeente Westerveld vervult u een veelzijdige, representatieve en dienstverlenende rol binnen de facilitaire organisatie. U bent het visitekaartje voor bezoekers, collega's en externe partijen en draagt bij aan een gastvrije, veilige en goed georganiseerde ontvangst en dienstverlening. De werkzaamheden bestaan onder meer uit het professioneel ontvangen en te woord staan van bezoekers, het doorverwijzen naar de juiste contactpersonen, en het verzorgen van uitgifte en ontvangst van documenten.

U ondersteunt bij bijeenkomsten, (avond)evenementen en huwelijken; hierbij bereidt u de ontvangstruimte voor, zorgt u voor een gastvrije ontvangst, ondersteunt u bij de facilitaire organisatie tijdens het evenement en handelt u kleine facilitaire taken af, zoals het klaarzetten van ruimtes, serveren van consumpties en nazorg. U verzorgt tevens receptiewerkzaamheden en fungeert als aanspreekpunt voor vragen die via het facilitaire meldpunt binnenkomen. Deze meldingen verwerkt u zorgvuldig en volgt de afgesproken procedures voor afhandeling en, waar nodig, doorverwijzing.

Een belangrijke taak is het beheren en ondersteunen van audiovisuele middelen, met nadruk op preventief onderhoud, het snel oplossen van eenvoudige storingen tijdens presentaties en het waarborgen van continuïteit in de raadzaal en ontvangsthal. Tot het werkpakket behoren verder lichte technische werkzaamheden en onderhoudstaken, zoals het vervangen van toners, het oplossen van eenvoudige storingen aan apparatuur en het uitvoeren van kleine reparaties.

U werkt samen in een betrokken en enthousiaste facilitaire poule; dit team is de centrale schakel binnen de organisatie voor facilitaire processen. U werkt zelfsturend op uw taken, neemt verantwoordelijkheid en stemt werkzaamheden af met collega's en, waar relevant, met leveranciers en interne opdrachtgevers. De werkweek is flexibel van opzet; in overleg worden twee vaste dagen per week afgesproken, waarbij vrijdag in ieder geval een vaste werkdag is. Daarnaast wordt van u verwacht dat u flexibel inzetbaar bent, inclusief regelmatige inzet in de avonduren, met name op dinsdagavonden.

De werkzaamheden maken onderdeel uit van de reguliere facilitaire dienstverlening van Gemeente Westerveld en worden uitgevoerd binnen de geldende werkprocessen, procedures, veiligheidsvoorschriften, huisregels en kwaliteitsnormen van de organisatie. Voor de uitvoering van de werkzaamheden werkt u samen met collega's binnen de facilitaire poule, leveranciers en interne opdrachtgevers en maakt u gebruik van de door de gemeente beschikbaar gestelde systemen, faciliteiten, middelen en benodigde autorisaties.

De planning, werkverdeling en prioritering van de werkzaamheden vinden plaats binnen het facilitaire team en worden afgestemd met de aangewezen coördinator of leidinggevende. Vanwege de aard van de werkzaamheden is fysieke aanwezigheid op locatie noodzakelijk. U voert de werkzaamheden uit volgens de geldende werkafspraken, werkinstructies, veiligheidsrichtlijnen en privacyvoorschriften van Gemeente Westerveld.

De medewerker levert binnen de facilitaire poule een bijdrage aan de dagelijkse facilitaire dienstverlening van Gemeente Westerveld en ondersteunt bij het uitvoeren van de werkzaamheden die voortvloeien uit de reguliere bedrijfsvoering van de organisatie.

Praktisch

• Startdatum: zo spoedig mogelijk
• Einddatum: 6 maanden na start
• Verlenging: 1 maal 12 maanden
• Uren per week: 24
• Aantal professionals: 1
• Werklocatie: fysieke aanwezigheid op locatie noodzakelijk; hybride werken niet mogelijk
• Functieschaal: 6

Eisen

Hier moet je aan voldoen om in aanmerking te komen.

• Beschikbaar voor gemiddeld 24 uur per week, op twee vaste dagen per week inzetbaar, met vrijdag als vaste dag, en bereid regelmatig in de avonduren te werken, met name op dinsdagavonden
• Bereid om binnen een afgesproken termijn een BHV- of EHBO-diploma te behalen, indien nog niet in bezit, of beschikt over een geldig BHV- of EHBO-diploma, expliciet vermeld in het CV
• In staat fysiek werkzaamheden uit te voeren die behoren tot facilitaire ondersteuning, zoals het klaarzetten van zalen, bedienen van AV-apparatuur, tillen van lichte materialen en het uitvoeren van kleine reparaties

Wensen

Hiermee onderscheid je je van andere kandidaten.

• Aantoonbare werkervaring als receptiemedewerker
• Aantoonbare werkervaring met AV-apparatuur en het verhelpen van eenvoudige storingen tijdens presentaties
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met Microsoft Word en PowerPoint
• Persoonlijke motivatie van maximaal 300 woorden, waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht, relevante ervaring met facilitaire taken en AV-ondersteuning en bereidheid om te leren en certificaten te behalen; de motivatie is door de kandidaat zelf geschreven
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau, bij voorkeur richting facilitaire dienstverlening, hospitality of een gelijkwaardige opleiding
• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties

Competenties

• Dienstverlenend
• Zorgvuldigheid
• Representativiteit
• Technisch inzicht
• Flexibiliteit
• Zelfstandigheid
• Communicatie