Projectleider Implementatie Archiefwet 2026

De opdracht

Je leidt de implementatie van de nieuwe Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling bij Gooise Meren, zodat de gemeente in 2027 aantoonbaar aan de nieuwe eisen voldoet.

Aanleiding

De nieuwe Archiefwet treedt naar verwachting op 1 januari 2027 in werking. Digitaal wordt het uitgangspunt en de overbrengingstermijn gaat van 20 naar 10 jaar. Daarnaast komen er nieuwe eisen voor openbaarheidsbeperkingen, duurzame toegankelijkheid van álle documenten, beheerregels, metadata en opslag binnen de EU/EER.

Gooise Meren werkt sinds 2016 digitaal en heeft de wijzigingen en de impact al in kaart gebracht. Op basis daarvan is een implementatieplan opgesteld. De belangrijkste systemen zijn het zaaksysteem van xxllnc, My-Lex (voorheen Mozard), iArchief (Burgerzaken) en Rx.Mission (VTH). De gemeente is aangesloten bij de regionale archiefdienst AGVS.

De organisatie

Bussum, Naarden, Muiden en Muiderberg vormen samen gemeente Gooise Meren met ruim 60.000 inwoners. Onze organisatie is plat en overzichtelijk met 450 medewerkers. We vertrouwen elkaar, zijn wendbaar en werken doelgericht met impact voor het bestuur, de inwoners en collega's.

We stimuleren medewerkers zichzelf te zijn en te vertrouwen op hun kennis en intuïtie. Wanneer je leergierig bent zijn er vele mogelijkheden om te experimenteren en jezelf te ontwikkelen. Onze medewerkers hebben een open blik naar buiten en naar elkaar. Ze durven vragen te stellen en kritisch te zijn. En bovenal: ze hebben plezier in hun werk.

Ook Gooise Meren staat gesteld voor complexe vraagstukken. We proberen die vraagstukken zo simpel mogelijk te houden. Door bij de essentie van de opgave te blijven, is het voor medewerkers duidelijk wat hun aandeel is en welke rol ze daarin hebben. Ze voelen zich mede-eigenaar van de oplossing.

We hebben een stevige organisatie die zichzelf continue ontwikkelt. Dat doen we geleidelijk en op een zo natuurlijk mogelijke manier. Soms hebben we tijdelijk mensen nodig voor projecten, nieuwe opgaven of vervanging. Daarvoor zoeken we inspirerende teamspelers die effectief werken: doortastend, ondernemend, besluitvaardig. Passend bij onze organisatie.

Wat ga je doen

Projectleiding, beleid en regelgeving, risico en informatiehuishouding, systemen en metadata. Buiten de opdracht valt de feitelijke bewerking van het te bewaren archief voor overbrenging en de technische configuratie van systemen. Dat doen de informatiespecialisten en functioneel beheer; jij bewaakt wel de samenhang en planning.

• Je stelt op basis van de projectopdracht en het implementatieplan een plan van aanpak op, met fasering, planning, benodigde capaciteit en risico's.
• Je coördineert de bijdragen van informatiespecialisten, functioneel beheer, de informatiemanager, juristen, de CISO, de privacy officer en de archivaris van AGVS.
• Je rapporteert over voortgang, risico's en benodigde besluiten aan de ambtelijk opdrachtgever.
• Je bereidt bestuurlijke besluitvorming voor en zorgt voor een goede overdracht naar de lijnorganisatie, inclusief een PDCA-cyclus voor informatie- en archiefbeheer.
• Actualiseren van de archiefverordening, het besluit informatiebeheer en de beheerregels (art. 4.2 Archiefwet), op basis van de VNG-modellen.
• Opstellen van procesbeschrijvingen en werkinstructies voor vernietiging (alle systemen en papier), vervanging en overbrenging.
• Uitwerken van de procedure voor openbaarheidsbeperkingen, inclusief motivering en advies van de archivaris.
• In kaart brengen van gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden en, samen met de andere AGVS-gemeenten, afspraken maken over het verantwoordelijke overheidsorgaan (art. 2.6 en 3.4).
• Voorbereiden van het verzoek om een doorlopende machtiging tot vernietiging voor iArchief en Rx.Mission.
• Uitvoeren van een risico-inventarisatie op achteruitgang en verlies van informatie, samen met proces-, systeem- en data-eigenaren en in afstemming met de CISO en privacy.
• Adviseren over passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheid (art. 4.1).
• Opstellen van een actueel overzicht van de informatiehuishouding (art. 2.3 Archiefregeling): systemen, zaaktypen, vindplaatsen, exportmogelijkheden en opslag binnen de EU/EER.
• Actualiseren van het calamiteitenplan, met het klimaatevaluatieprotocol, het depothygiëneprotocol en de meldplicht voor incidenten en calamiteiten.
• Samen met functioneel beheer en een jurist inrichten van beperkingsgronden openbaarheid (grond, duur, datum en status) bij het afsluiten van zaken.
• Toepassen van de nieuwe selectielijst, selectiecodes en bewaartermijnen in het zaaksysteem en de zaaktypen.
• Uitwerken van de eisen uit het DUTO-raamwerk en deze per systeem toetsen.
• Afronden van het metadataschema en de MDTO-pilot, inclusief de nieuwe verplichte metadata (uniek kenmerk, bewaartermijn, categorie selectiebesluit) en extra metadata voor langdurig te bewaren documenten.

Resultaten

De eerste drie resultaten vallen binnen de initiële looptijd. De overige resultaten worden opgeleverd als de opdracht wordt verlengd.

• Plan van aanpak, vastgesteld door de ambtelijk opdrachtgever - binnen 4 weken na start.
• Voorstel geactualiseerde archiefverordening, besluit informatiebeheer en beheerregels, klaar voor besluitvorming - eind Q1 2027.
• Functioneel ontwerp voor beperkingsgronden openbaarheid en de nieuwe selectielijst in het zaaksysteem, getoetst door een jurist - eind Q1 2027.
• Procesbeschrijvingen vernietiging, vervanging en overbrenging - Q2 2027.
• Overzicht gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden, met afspraken over het verantwoordelijke orgaan - Q2 2027.
• Risico-inventarisatie met advies over passende maatregelen - Q3 2027.
• DUTO-eisen uitgewerkt en per systeem getoetst - Q3 2027.
• Overzicht informatiehuishouding - Q3/Q4 2027.
• Geactualiseerd calamiteitenplan met klimaat- en hygiëneprotocol - Q4 2027.
• Overdrachtsdocument voor de lijnorganisatie - einde opdracht.

Praktisch

• Startdatum: Z.s.m.
• Einddatum: 4 maanden na start.
• Verlenging: 4 maal 2 maanden.
• Uren per week: 16 tot 24 uur.
• Werkdagen: maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag.
• Hybride werken mogelijk: ja (richtlijn 50/50 thuiswerken en op kantoor).
• Functieschaal: 10.

Eisen

Hier moet je aan voldoen om in aanmerking te komen.

• Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen de informatie- en archiefbeheer van een Nederlandse overheidsorganisatie, waarvan minimaal één project als projectleider is doorlopen
• Een aantoonbare beheersing van de Nederlandse taal op minimaal C1 in woord en geschrift

Wensen

Hiermee onderscheid je je van andere kandidaten.

• Aantoonbare kennis van de nieuwe Archiefwet 26/27, het Archiefbesluit en de Archiefregeling opgedaan middels opleiding, werkervaring en/of cursus15 punten
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectleider bij de implementatie van wet- en regelgeving of een verandertraject in informatie- en archiefbeheer bij een gemeenteMaximaal 25 punten3 of meer projecten25 punten2 tot 3 projecten18 puntentot 1 project10 puntenGeen herleiding0 punten
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het opstellen of actualiseren van een archiefverordening, besluit informatiebeheer, beheerregels of procesbeschrijvingen zoals vernietiging, vervanging en overbrengingMaximaal 20 punten3 of meer documenten20 punten2 tot 3 documenten15 puntentot 1 document10 puntenGeen herleiding0 punten
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het vertalen van archiefeisen naar de inrichting van zaaksystemen, namelijk selectielijst, bewaartermijnen, beperkingsgronden openbaarheid en metadataMaximaal 20 puntenMeer dan 3 jaar20 punten1 tot 3 jaar10 puntenTot 1 jaar0 punten
• Aantoonbare werkervaring met MDTO en het DUTO-raamwerkMaximaal 10 puntenMet MDTO en DUTO10 puntenMet MDTO of DUTO5 puntenGeen herleiding0 punten
• Aantoonbare werkervaring met een risicoanalyse informatiebeheer, een overzicht informatiehuishouding of passende maatregelen voor duurzame toegankelijkheidMaximaal 10 puntenBinnen meer dan 2 verschillende opdrachten10 puntenBinnen 1 tot 2 opdrachten5 puntenGeen herleiding0 punten

Competenties

• Plannen en organiseren: je brengt een breed implementatieplan terug tot een haalbare planning met heldere mijlpalen.
• Resultaatgericht werken: je levert concrete producten op en houdt de wettelijke termijnen scherp in beeld.
• Samenwerken: je werkt prettig samen met informatiespecialisten, functioneel beheer, juristen, de CISO en de regionale archiefdienst.
• Overtuigen: je krijgt draagvlak voor nieuwe werkwijzen bij proces- en systeemeigenaren.
• Tactisch gedrag: je voelt aan wat er bestuurlijk en ambtelijk speelt en stemt je aanpak daarop af.
• Analyserend vermogen: je vertaalt wetsartikelen naar concrete eisen voor processen en systemen.
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk): je schrijft heldere beleidsstukken, procesbeschrijvingen en adviezen voor het bestuur.