Projectsecretaris Ruimtelijke Ordening

De opdracht

Ben jij degene die overzicht brengt in de drukte? Als projectsecretaris breng je structuur en rust vanuit een helikopterview. Jij bewaakt deadlines, signaleert knelpunten en ondersteunt het team én de teamleider in werk- en besluitvormingsprocessen. Zo draag jij bij aan de kwaliteit van beleid en projecten in Rotterdam.

Jouw functie

Als projectsecretaris ondersteun je de teams Ruimtelijke Ordening 1 en 2 bij het uitvoeren van diverse activiteiten. Je hoofdtaak is het ondersteunen bij het tijdig en juist afhandelen van bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming. Daarnaast bied je administratieve ondersteuning bij inkoopverzoeken. Je helpt de teamleiders, beleidsadviseurs en projectmanagers bij het bewaken en begeleiden van de administratieve processen rondom de inhoudelijke werkzaamheden. Dit betekent dat je onder meer verantwoordelijk bent voor de organisatie en voorbereiding van diverse overleggen.

Je werkt in een hectische omgeving met inhoudelijk gedreven professionals, waarbij je indien nodig ook andere teams binnen de afdeling ondersteunt. De administratieve processen en inhoudelijke dossiers vragen om diverse vormen van ondersteuning, en jij zorgt ervoor dat deze processen in goede handen zijn. Flexibiliteit en zelfstandig werken zijn belangrijk om met de verantwoordelijkheid die bij deze functie hoort om te kunnen gaan.

Wat ga je doen

• De tijdigheid en de kwaliteit van de afwikkeling van de bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming zijn cruciaal. Je registreert, bewaakt de termijnen en grijpt tijdig in als termijnen overschreden lijken te worden.
• Je zet je in voor diverse ondersteunende taken voor het team, de teamleider en de afdeling. Dit gaat om het plannen en organiseren van overleggen en het ondersteunen bij diverse bedrijfsvoeringsprocessen zoals tijdschrijven en digitale archivering.
• Je verricht ondersteunende werkzaamheden voor het inkoopproces, zoals het aanmaken van bestelformulieren, het bewaken van de voortgang en het beantwoorden van allerlei inhoudelijke vragen.

Wat je meebrengt

Jij hebt een echte ‘hands-on mentaliteit’, presteert onder druk en werkt graag projectmatig. Je voelt je verantwoordelijk voor je werkzaamheden en kunt goed schakelen tussen verschillende onderwerpen, terwijl je het overzicht behoudt. Je zoekt de samenwerking op en durft in te grijpen in het proces wanneer dat nodig is en collega’s aan te spreken op hun verantwoordelijkheid. Punctualiteit is voor jou vanzelfsprekend en je werkt het liefst zelfstandig. Je bent een generalist met uitstekende communicatieve vaardigheden en hebt een goede beheersing van het Nederlands in woord en geschrift.

Het is een dynamische baan in een leuk, hecht team met veel verantwoordelijkheid. We zoeken iemand die stressbestendig is en deze verantwoordelijkheid ook kan dragen. Daarnaast ben je flexibel, want voor jou is het geen probleem om op vrijdag te werken.

De afdeling

Je maakt deel uit van een team van 40 professionals Ruimtelijke Ordening, binnen de afdeling Ruimte, Wonen & Milieu: een dynamische groep van zo’n 90 professionals die dagelijks werken aan ruimtelijke en programmatische opgaven voor de stad. In de afdeling werken collega’s met verschillende disciplines, van stedenbouwkundigen tot milieuspecialisten. Binnen de RO-teams ligt het accent op ruimtelijke strategie en programmatisch beleid op stads- en regioniveau, en op de doorvertaling daarvan naar gebieden in de stad.

Onze uitdaging is helder: goede groei mogelijk maken. De juiste functie, op de juiste plek, op het juiste moment. Dat vraagt om strategisch inzicht, integraal denken en vooral: daadkracht.

Onze organisatie

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. De medewerkers van het cluster Stadsontwikkeling geven letterlijk vorm aan Rotterdam. Van investeringen in woonwijken, bedrijfsgebouwen en de wereldberoemde havens tot een efficiënt verkeersbeleid binnen een duurzame infrastructuur. Samen met publieke en private partners bouwt Stadsontwikkeling aan een stad met een sterke economie waar het aantrekkelijk wonen is.

Praktisch

• Startdatum: z.s.m., naar verwachting begin december 2026
• Duur opdracht: 6 maanden
• Uren per week: 36
• Werklocatie: Wilhelminakade 179, Rotterdam
• Thuiswerken: in overleg; de inwerkperiode vindt volledig plaats op kantoor
• Aantal medewerkers: 1
• Schaal: 10

Eisen

Hier moet je aan voldoen om in aanmerking te komen.

• Je hebt een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding in de administratieve richting, bijvoorbeeld MBO Business Services
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met zaaksystemen en documentmanagementsystemen
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met bestuurlijke postprocessen bij een overheidsinstantie met drie of meer managementlagen
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als (project)secretaris voor een team of afdeling
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met het Microsoft Office-pakket

Wensen

Hiermee onderscheid je je van andere kandidaten.

• Je hebt werkervaring met het schrijven en redigeren van teksten
• Je beschikt over een certificaat schrijfvaardigheid op niveau B1
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met e-Suite
• Je hebt werkervaring met agendabeheer
• Je hebt ervaring met projectmatig werken