Records Manager

De opdracht

Als Records Manager speel je een sleutelrol in de inrichting van de digitale informatiehuishouding binnen Maatschappelijke Ontwikkeling. Je vertaalt complexe vraagstukken naar heldere adviezen en begeleidt teams bij veranderingen in hun manier van werken.

Je draagt bij aan up-to-date en professioneel informatiebeheer bij de gemeente Rotterdam en specifiek bij cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO). Je weet collega's binnen het cluster te overtuigen van het belang van goede digitale dossiervorming en de systemen die hiervoor nodig zijn.

Je houdt je bezig met de implementatie van een document managementsysteem (DMS) binnen de gemeente Rotterdam. Als records manager ben je een centrale speler in het succesvol implementeren van het DMS binnen cluster MO. Je krijgt de kans de digitale informatiehuishouding binnen het cluster verder op de kaart te zetten en het bewustzijn rondom digitale dossiervorming in al zijn facetten te vergroten.

Wat ga je doen

Je kernverantwoordelijkheden zijn:

• Informatieanalyses uitvoeren, om de organisatie inzicht te geven in de huidige staat van hun informatiehuishouding.
• Ordeningsstructuren ontwerpen, om de informatieopslag te laten voldoen aan wet- en regelgeving.
• Bevindingen samenbrengen in een overtuigend advies, om de informatiehuishouding van de organisatie te verbeteren.
• Het begeleiden van de organisatie in hun migratie naar het DMS.

Wat je meebrengt

Je weet hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden en complexe informatievraagstukken terug te brengen tot een helder en praktisch advies. Je begrijpt dat goed informatiebeheer niet alleen draait om systemen en regels, maar vooral om mensen en werkwijzen. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende belanghebbenden, luistert naar wat er speelt binnen de organisatie en maakt duidelijk waarom bepaalde keuzes nodig zijn.

Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer meerdere trajecten tegelijkertijd lopen. Je gaat zorgvuldig om met gevoelige informatie en hebt oog voor de wettelijke kaders waarbinnen de gemeente opereert. Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en signaleert risico's en verbeterkansen. Je durft bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en komt met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie.

Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en brengt je ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over. Met een combinatie van inhoudelijke deskundigheid, overtuigingskracht en tact weet je anderen mee te nemen in veranderingen die bijdragen aan een betere informatiehuishouding.

De afdeling

Je komt te werken op de afdeling Clusterondersteuning MO (CMO). De afdeling CMO levert effectieve en efficiënte ondersteunende producten en diensten die het cluster MO versterken om haar doelen te bereiken voor de Rotterdammer. Als betrouwbare partner is de afdeling wendbaar, vakbekwaam en klantgericht. Het cluster wordt ondersteund bij het kiezen, sturen en bijsturen, in samenwerking met de directies en partners.

Het is een diverse en dynamische afdeling waar veel verschillende disciplines bij elkaar komen en samenwerken.

De organisatie

Rotterdam is de stad waar je je thuis voelt. Je werkt in een grote organisatie met dynamiek, complexiteit en diversiteit. Je komt met ideeën die je overtuigend overbrengt, met de organisatie en de burgers van Rotterdam in gedachten. Nieuwe inhoudelijke ontwikkelingen zie je als kans.

Praktisch

• Startdatum: zo spoedig mogelijk, naar verwachting medio november 2026
• Duur opdracht: 9 maanden
• Uren per week: 36
• Werklocatie: Halvemaanpassage 90, Het Timmerhuis
• Thuiswerken: gedeeltelijk vanuit huis; minimaal 50% van de contracturen op kantoor, en beschikbaar voor aanvullende fysieke aanwezigheid wanneer de ondersteunde teams daarom vragen
• Aantal medewerkers: 1-2
• Schaal: 10
• Afwijkende werktijden: niet van toepassing

Eisen

Hier moet je aan voldoen om in aanmerking te komen.

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met het uitfaseren van een netwerkschijf, documentmanagementsysteem en/of applicatie in een organisatie van meer dan 500 medewerkers, opgedaan in de afgelopen 2 jaar.
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met functionele implementaties van applicaties, bijvoorbeeld als informatiebeheerder, functioneel beheerder of informatie-adviseur in een organisatie van meer dan 500 medewerkers, opgedaan in de afgelopen 2 jaar.
• Je hebt werkervaring bij een gemeente of een andere overheidsinstantie.

Wensen

Hiermee onderscheid je je van andere kandidaten.

• Je hebt een hbo-opleiding afgerond in de richting van informatiebeheer of archiefwetenschappen.
• Je hebt werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming.
• Je hebt werkervaring binnen het sociaal domein.
• Je hebt werkervaring in een adviserende rol.
• Je hebt werkervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten.
• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, bij een ministerie of bij de Rijksoverheid.