Secretariëel / administratief ondersteuner

De organisatie

Onze organisatie telt ongeveer 300 medewerkers. Deze medewerkers zijn verdeeld over zes afdelingen; Bedrijfsvoering, Openbare Ruimte, Dienstverlening, Ruimtelijke Ontwikkeling, Maatschappelijke Ontwikkeling en Programma's & Projecten.

Je toekomstige collega's ervaren korte lijnen binnen de gemeente Veere, een informele werksfeer, vrijheid, eigen verantwoordelijkheid en uitdaging in hun functie.

Het team

Je komt te werken binnen de afdeling Dienstverlening ter ondersteuning van het afdelingshoofd en een teamleider.

De opdracht

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie.

Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

• Plannen van overleggen, reserveren van ruimten en het indien nodig opstellen van de agenda en het verzamelen van de benodigde stukken hiervoor.
• Agenda- en e-mailbeheer afdelingshoofd en teamleider. Waar nodig acties uitzetten en bewaken van processen/ gemaakte afspraken.
• Ondersteunende werkzaamheden voor de afdeling gericht op de digitale en fysieke post, coderen van facturen, actueel houden van de informatie over de afdeling op de gemeentelijke website, het maken van vakantieroosters, laten ondertekenen van brieven en het anonimiseren van documenten.

Wat je meebrengt

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria (en competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare secretariële of administratief ondersteunende functie
• Bereidheid om aanwezig te zijn op kantoor in Domburg

Praktisch

• Startdatum: zo snel mogelijk
• Einddatum: 31 maart 2027
• Verlenging: mogelijk, maar nog niet bekend
• Uren per week: 24
• Aantal professionals: 1
• Werklocatie: kantoor Domburg
• Werkdagen: in overleg, maandag tot en met donderdag
• Hybride werken: nee
• Functieschaal: 6

Eisen

Hier moet je aan voldoen om in aanmerking te komen.

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare secretariële of administratief ondersteunende functie
• Bereidheid om aanwezig te zijn op kantoor in Domburg

Wensen

Hiermee onderscheid je je van andere kandidaten.

• Aantoonbaar afgeronde opleiding in een administratieve/secretariële richting25 punten
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare secretariële of administratief ondersteunende functie40 punten
• Aantoonbare werkervaring binnen een gemeente35 punten

Competenties

• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
• Klantgericht
• Luisteren
• Doorzettingsvermogen
• Tactisch gedrag
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Assertiviteit
• Besluitvaardigheid
• Organiseren
• Kritisch
• Plannen en organiseren