Over de opdracht
Je gaat als subsidieregelaar bij de gemeente Tilburg de subsidieaanvragen voor kleinschalige evenementen administratief verwerken en afhandelen. De opdracht is tijdelijk ter overbrugging van een vaste werving en loopt van 19 oktober tot en met 31 december 2026, met minimaal 8 en bij voorkeur 16 uur per week. Bijzonder is de piekbelasting eind november en december en de verplichte aanwezigheid bij de commissiebijeenkomsten op 19 en 26 november 2026.
De opdracht
Voor de tijdelijke ondersteuning van de subsidieregeling kleinschalige evenementen zoekt de gemeente Tilburg een subsidieregelaar. Wegens de jaarlijkse openstelling van deze regeling moeten circa 85 subsidieaanvragen voor evenementen in de gemeente administratief worden verwerkt. Door een vervroegde aanvraagperiode (1 oktober t/m 1 november) vinden de beoordeling en afhandeling eerder in het jaar plaats, waardoor er tijdelijk extra capaciteit nodig is.
Deze rol is ter overbrugging van een vaste werving.
Wat ga je doen
Als subsidieregelaar zorg je voor een accurate verwerking en afhandeling van de aanvragen. De taken bestaan onder andere uit:
- Controle en dossierbeheer: het controleren van binnengekomen subsidieaanvragen op volledigheid, het opvragen van ontbrekende stukken bij aanvragers en het digitaal inrichten en bijhouden van de dossiers.
- Financiële registratie: het beheren en accuraat bijhouden van het stelpostenoverzicht.
- Commissieondersteuning: het bijwonen van twee commissiebijeenkomsten op 19 en 26 november.
- Communicatie: het telefonisch en/of schriftelijk contact opnemen met aanvragers over de uitkomst van hun aanvraag (met name toelichting geven bij afwijzingen).
- Afhandeling en uitbetaling: het opstellen en verzenden van officiële beschikkingen en het klaarzetten van de bijbehorende betalingen.
Planning en inzet
Aanwezigheid tijdens de commissiebijeenkomsten op 19 en 26 november is een vereiste.
Oktober: voornamelijk voorbereidende werkzaamheden die gefaseerd binnenkomen. Eind november t/m december: piekbelasting direct volgend op de commissiebehandelingen, waarin de circa 85 aanvragen administratief definitief worden afgehandeld.
Het team
De subsidieregelaar maakt deel uit van het team Evenementen en werkt in nauwe samenwerking met de vaste collega's binnen dit team. De aansturing vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de teammanager Promotie, Acquisitie en Accountmanagement.
Wat je meebrengt
Aantoonbaar administratief sterk en gewend om nauwkeurig, gestructureerd en procesmatig te werken. Digitaal vaardig; maakt zich nieuwe software en systemen snel eigen. Zorgvuldig in dossier- en subsidiebeheer, communicatief vaardig (tactvol in het contact met aanvragers bij afwijzingen) en flexibel ten aanzien van piekbelasting.
Praktisch
- Startdatum: 19 oktober 2026 (zsm)
- Einddatum: 31 december 2026
- Uren: minimaal 8 uur per week, voorkeur 16 uur per week
- Aantal dagen: uren verdeeld per week
- Functieschaal 9, senioriteitsniveau midden
Eisen
Hier moet je aan voldoen om in aanmerking te komen.
- Aantoonbaar administratief sterk en gewend om nauwkeurig, gestructureerd en procesmatig te werken
- Digitaal vaardig; maakt zich nieuwe software en systemen snel eigen
- Aanwezigheid tijdens de commissiebijeenkomsten op 19 en 26 november 2026
Wensen
Hiermee onderscheid je je van andere kandidaten.
- Relevante werkervaring met gemeentelijke administratieve processen en/of subsidieverstrekking
Competenties
- Zorgvuldig in dossier- en subsidiebeheer
- Communicatief vaardig, tactvol in het contact met aanvragers bij afwijzingen
- Flexibel ten aanzien van piekbelasting