Verkeer en Openbare Ruimte - Zuidasdok - Coördinerend adviseur informatiemanagement en documentbeheer

De opdracht

Als Coördinerend Adviseur Informatiemanagement en Documentbeheer ben je de rechterhand van de Manager Projectbeheersing Programma voor de dagelijkse aansturing van het team Informatiemanagement. Je bent een meewerkend voorman: je geeft richting aan de uitvoering, verdeelt en bewaakt werkzaamheden, signaleert knelpunten en rapporteert over voortgang, kwaliteit en risico's. Tegelijkertijd werk je inhoudelijk mee aan de inrichting, optimalisatie en borging van informatie- en archiefprocessen. Je verbindt techniek, gebruikers en processen en vertaalt complexe informatievraagstukken naar praktische en duurzame oplossingen binnen SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.

Je draagt bij aan een betrouwbare en toekomstbestendige informatiehuishouding voor één van de grootste infrastructurele programma's van Nederland. Je werkt samen in een betrokken team dat kennis deelt, elkaar versterkt en gezamenlijk zorgt voor grip op informatie, kwaliteit en voortgang.

Wat ga je doen

Resultaten in de eerste drie maanden:

• Je hebt inzicht in de werkzaamheden, prioriteiten, knelpunten en verantwoordelijkheden binnen het team.
• Je hebt een heldere overleg-, werkverdelings- en voortgangsstructuur ingericht.
• Je hebt de belangrijkste risico's en verbeterkansen binnen de informatie- en archiefprocessen in kaart gebracht.

Resultaten in het eerste jaar

• De dagelijkse aansturing en samenwerking binnen het team verlopen aantoonbaar gestructureerd.
• Informatie- en archiefprocessen zijn verbeterd, vastgelegd en waar mogelijk geautomatiseerd.
• SharePoint Online-omgevingen, metadata en archiefstructuren zijn verder geoptimaliseerd en duurzaam geborgd.
• Managementinformatie over voortgang, kwaliteit en risico's is periodiek beschikbaar.

Interessante en onderscheidende projecten

• Het optimaliseren en toekomstbestendig inrichten van SharePoint Online en de bredere Microsoft 365-omgeving.
• Het begeleiden van archiefmigraties en implementatie- en verandertrajecten.
• Het analyseren en verbeteren van informatieprocessen binnen de complexe en langlopende projecten van Zuidasdok.

Dagelijkse werkzaamheden

• Je stuurt het team Informatiemanagement operationeel aan, verdeelt werkzaamheden, stelt prioriteiten en bewaakt voortgang, kwaliteit en samenhang.
• Je adviseert de Manager Projectbeheersing Programma over informatiebeheer, verbetermaatregelen, risico's en de inrichting van werkprocessen.
• Je richt SharePoint Online-omgevingen, bibliotheken, metadata en archiefstructuren in en beheert deze, voor zover passend binnen de toegekende bevoegdheden.
• Je analyseert informatie- en werkprocessen, ondersteunt migratie- en implementatietrajecten en doet concrete voorstellen voor optimalisatie en automatisering.

De organisatie

De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad.

De opdrachtgever

Zuidas is een internationale toplocatie, op een strategische plek tussen de binnenstad en Schiphol. Het gebied ontwikkelt zich tot een complete stadswijk, een toplocatie waarin werken, wonen en voorzieningen worden gecombineerd, met een sterk internationaal karakter. Zuidas kenmerkt zich door een goede bereikbaarheid vanwege de nabijheid van station Amsterdam Zuid, verschillende metrostations, de snelweg A10 Zuid en de nabijheid van Schiphol.

Tegelijkertijd met de gebiedsontwikkeling Zuidas wordt een van de belangrijkste infrastructurele projecten van Nederland gerealiseerd: Zuidasdok. Om de bereikbaarheid van Amsterdam en de noordelijke Randstad te bewaken en de leefbaarheid in Zuidas te vergroten, realiseren we met Zuidasdok het volgende: vernieuwen en uitbreiden station Amsterdam Zuid; verbreden en deels ondergronds brengen snelweg A10 Zuid; herinrichten van de knooppunten De Nieuwe Meer en Amstel; herinrichten openbare ruimte stationsgebied.

De opdrachtgevers van Zuidasdok zijn het Rijk, de provincie Noord-Holland, Vervoerregio Amsterdam en gemeente Amsterdam. De uitvoerende organisaties voor Zuidasdok zijn Rijkswaterstaat, ProRail en de gemeente Amsterdam, samen vormen zij de programmaorganisatie Zuidasdok.

Praktisch

• Startdatum: 9 november 2026
• Einddatum: 31 december 2036
• Werklocatie: Strawinskylaan 59, 1077XW Amsterdam
• Uren per week: 32 uur
• Aantal fte: 0,8

Eisen

Hier moet je aan voldoen om in aanmerking te komen.

• Referentie: de aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 relevante referentie, met organisatie, naam en telefoonnummer van de contactpersoon, die op de hoogte is.
• De kandidaat beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau, duidelijk geel gemarkeerd in het cv.
• De kandidaat heeft minimaal een afgeronde hbo-opleiding, of aantoonbaar hbo-werk- en denkniveau, op het gebied van informatiemanagement, informatiebeheer, bedrijfskunde of een vergelijkbare richting, duidelijk geel gemarkeerd in het cv. Het document moet meegenomen worden naar het interview.
• De werkgever van de kandidaat verklaart dat er vanuit de onderneming geen sprake is van belangenverstrengeling met Zuidasdok, duidelijk geel gemarkeerd in het cv.
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar werkervaring met informatiemanagement, informatiebeheer of digitale transformatie binnen een publieke of complexe projectorganisatie, duidelijk geel gemarkeerd in het cv.
• De kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met SharePoint Online en met het inrichten, optimaliseren of migreren van informatie- en archiefprocessen, duidelijk geel gemarkeerd in het cv.

Wensen

Hiermee onderscheid je je van andere kandidaten.

• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring als coördinator of meewerkend voorman en met het operationeel aansturen van een team of uitvoerende werkzaamheden, duidelijk geel gemarkeerd in het cv.
• De kandidaat heeft aantoonbaar uitgebreide kennis van Microsoft 365, in het bijzonder SharePoint Online, en kan bibliotheken, metadata en archiefstructuren beheren, duidelijk geel gemarkeerd in het cv.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met archiefmigraties, implementatie- en verandertrajecten en het verbeteren van informatieprocessen, duidelijk geel gemarkeerd in het cv.
• De kandidaat combineert een hands-on instelling met ervaring in data- en procesanalyse, dashboards of automatisering en in het trainen en ondersteunen van gebruikers, duidelijk geel gemarkeerd in het cv.

Competenties

• Analytisch vermogen (gevorderd niveau)
• Kwaliteitsgerichtheid (gevorderd niveau)
• Groepsgericht leidinggeven (gevorderd niveau)
• Coachen (gevorderd niveau)
• (Aan)sturen (gevorderd niveau)
• Resultaatgerichtheid (gevorderd niveau)