Afdelingssecretaris Mobiliteit

De opdracht

Ben jij de verbindende schakel tussen Mobiliteit en het bestuur? Als Afdelings- en MT-secretaris Mobiliteit zorg je dat bestuurlijke stukken soepel en zorgvuldig door het proces lopen. Dankzij jouw centrale rol ben je dé vraagbaak voor collega's van de afdeling Mobiliteit én het bestuurlijke team van de wethouder. Zo maak je elke dag impact op de samenwerking en de bestuurlijke besluitvorming!

Wat ga je doen

In deze rol van afdelingssecretaris bestaan de werkzaamheden uit een variëteit van verschillende taken, waarvan de behandeling van de bestuurlijke stukken van de afdeling een belangrijk en vast onderdeel is van je werkweek. Met de stroom van bestuurlijke stukken ben je het grootste deel van de tijd bezig. Samen met 2 naaste collega's ben je van het coördineren van de bestuurlijke stukken voor de afdeling. De bestuurlijke stukken worden inhoudelijk op de afdeling geschreven, maar worden door de secretarissen getoetst op vormvereisten en taal. Het proces van de bestuurlijke stukken loopt via het systeem DIVA BB.

Door je centrale rol bij de bestuurlijke stukken ben je een vraagbaak voor collega's van de afdeling Mobiliteit en het bestuurlijke team van de wethouder. Met jouw oog voor kwaliteit, hoeven wij ons geen zorgen te maken over uitgaande bestuurlijke en ambtelijke stukken!

• Verdelen en beleggen van de werkzaamheden in de afdeling
• Bewaken van de voortgang, termijn en de kwaliteit van de geschreven stukken en afstemmen in de keten
• Begeleiden van collega's, met inachtneming van hun eigen verantwoordelijkheid, bij het doorlopen van het proces door te adviseren, te controleren en te rappelleren
• Signaleren van kwantitatieve en kwalitatieve trends en hierover rapporteren aan de collega's en/of het management

Wat je meebrengt

Als Afdelingssecretaris Mobiliteit ben je verantwoordelijk voor bestuurlijke stukken. Het is daarom van belang dat je nauwkeurig werkt, goed bent in plannen en beschikt over uitstekende schriftelijke vaardigheden. Jij krijgt energie van het structureren, organiseren, ondersteunen en zaken efficiënter maken. Hierin weet je goed te prioriteren en coördineren. Ook ben je digitaal vaardig en je maakt nieuwe systemen snel eigen. Daarnaast handel je integer. Met inachtneming van je verantwoordelijkheden oefen jij je functie adequaat en zorgvuldig uit.

Als spin in het web zorg je ervoor dat alle collega's input leveren en stem je deze af met vele spelers in het proces. Van belang is dat de bestuurlijke stukken op de juiste momenten volledig gereed zijn. Om dit voor elkaar te krijgen werk je resultaatgericht en beschik jij over vaardigheden in het aansturen van processen en het coördineren van werkzaamheden. Het onderhouden van contacten met verschillende belanghebbenden is voor jou geen probleem, omdat je beschikt over uitstekende communicatievaardigheden. Tot slot breng je zowel gevoel voor je omgeving mee (voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen), als vermogen om samen te werken.

De organisatie

De afdeling Mobiliteit staat voor een duurzaam bereikbare stad en regio Rotterdam en is daarmee randvoorwaardelijk voor een aantrekkelijke stad en sterke economie. De afdeling Mobiliteit zorgt ervoor dat Rotterdam beschikt over een optimaal verkeersnetwerk gezien vanuit de invalshoeken economie, gezondheid en bereikbaarheid. De komende jaren maken we een transitie naar verduurzaming van de mobiliteit en focussen we op onze bijdrage aan een evenwichtige groei van de stad.

Rotterdam vernieuwt zich en dat blijft niet onopgemerkt. Ook internationaal is er volop lof voor de manier waarop de stad zich ontwikkelt. Juist hier is je werk interessant en van het grootste belang. Waarom? Omdat de veelgeprezen stad ook kampt met grootstedelijke problemen die het uiterste van haar medewerkers vraagt. Kun jij dat aan? Denk je breder dan de Nieuwe Maas? En wil jij je sterk maken voor meer dan 620.000 Rotterdammers? Welkom. In Rotterdam gebeurt alles wat je loopbaan nodig heeft.

Het team

Op de afdeling Mobiliteit werken ruim 150 collega's. Zij geven deskundig en bevlogen vorm aan de Rotterdamse mobiliteit door met humor, collegialiteit en loyaliteit samen te werken. De afdeling bestaat uit 7 teams, waaronder het team Bedrijfsvoering en Organisatie. De afdelingssecretarissen vallen binnen dit team. De afdelingssecretarissen werken met 3 collega's aan de bestuurlijke stukken en burgermeldingen van de afdeling. Ook het beheer van de algemene mailbox van de afdeling is onderdeel van de werkzaamheden, waarin ook niet-bestuurlijke vragen binnenkomen en allerlei adviesverzoeken.

Praktisch

• Startdatum: z.s.m., naar verwachting medio november 2026
• Einddatum: niet genoemd
• Duur opdracht: 6 maanden
• Uren per week: 36
• Werklocatie: Wilhelminakade 179, De Rotterdam
• Thuiswerken: 50%/50% thuis en op kantoor
• Aantal medewerkers: 1
• Schaal: 11
• Verlenging: 2 maal 3 maanden

Eisen

Hier moet je aan voldoen om in aanmerking te komen.

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO opleiding.
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring met de bestuurlijke besluitvorming als bestuurlijk adviseur, secretaris of vergelijkbaar, opgedaan in de afgelopen 10 jaar.
• Je hebt werkervaring opgedaan bij een gemeente met minimaal 160.000 inwoners.

Wensen

Hiermee onderscheid je je van andere kandidaten.

• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring opgedaan op het gebied van mobiliteit.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een coördinerende rol in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring met digitale archivering.