BMS Business Analist

De opdracht

De provincie Overijssel bereidt de aanbesteding voor van een nieuw Beheer Management Systeem (BMS) ter vervanging van IBM Maximo. Het huidige systeem voldoet niet meer aan de functionele en procesmatige behoeften. De nieuwe oplossing moet aansluiten bij de provinciale assetmanagementprocessen, de standaarden NEN 2767 en IMBOR, de financiële sturing en een geïntegreerd landschap waarin ArcGIS en BMS-data samenwerken.

Het traject loopt al. Er zijn analyses uitgevoerd en interviews gehouden, en er wordt gewerkt aan het Programma van Eisen (PvE). Wij zoeken een ervaren Business Analist die dit werk overneemt en zelfstandig afrondt tot aanbestedingsgereede stukken. De Business Analist werkt nauw samen met de projectmanager BMS, inkoop en de vakafdelingen, en is de verbindende schakel tussen de beheerorganisatie, inkoop en de markt.

Doel van de opdracht

Het doel is een volledig, gedragen en juridisch toetsbaar PvE op te leveren, plus de bijbehorende aanbestedingsdocumentatie voor het nieuwe BMS. De eisen komen aantoonbaar voort uit de assetmanagementprocessen van de provincie en zijn gevalideerd met de stakeholders. Ze zijn zo geformuleerd dat inschrijvingen er objectief op beoordeeld kunnen worden.

Wat ga je doen

Overnemen en voortzetten van het lopende werk: voortbouwen op de eerdere analyses, interviews en het concept-PvE, en vaststellen wat nog moet gebeuren.

Stakeholdermanagement: identificeren en betrekken van stakeholders (beheerders, inspecteurs, programmeurs, financiën, GIS, informatievoorziening, architectuur en inkoop). Organiseren en faciliteren van interviews en workshops. Afwegen van belangen en opbouwen en vasthouden van draagvlak voor de eisen en de prioritering.

Assetmanagementprocessen: actualiseren van de procesbeschrijvingen (AS-IS en TO-BE) van de vier hoofdprocessen. Daarbij borg je de aansluiting op de assetmanagementsystematiek van de provincie, zoals de levenscyclusbenadering, conditiemeting volgens NEN 2767 en risicogestuurd onderhoud.

• Programmering, planvorming en prioritering
• Inspecties, beheer en onderhoud
• Meldingen, uitvoering en terugmelding
• Financiële afhandeling en rapportage

Opstellen van eisen

Opstellen van eisen: functionele eisen (bijv. kaarten, workflows, rapportages) en niet-functionele eisen (bijv. performance, security, usability), inclusief interfaces en integratiepunten met ArcGIS en omliggende systemen. Opstellen van de prioritering in overleg met stakeholders.

Zelfstandig schrijven van aanbestedingsdocumentatie: het PvE, de eisen- en wensenlijst en de gunningscriteria, en input voor de beschrijvende documenten. In afstemming met inkoop en juridische zaken, conform de Aanbestedingswet en de inkoopkaders van de provincie.

Ondersteunen van het aanbestedingstraject: beantwoorden van marktvragen in de Nota van Inlichtingen, ondersteunen bij de beoordeling van inschrijvingen en adviseren over marktontwikkelingen en marktconsultatie.

Signaleren en adviseren: in beeld brengen van risico's, afhankelijkheden en aandachtspunten, en hierover rapporteren aan de projectmanager BMS.

Eindproducten

Definitief Programma van Eisen (PvE) voor het nieuwe BMS, inclusief functionele en niet-functionele eisen, procesbeschrijvingen (AS-IS en TO-BE), use cases en user stories, overzicht van interfaces en integratiepunten, en toets- en valideerbaarheid van de eisen.

Overige eindproducten zijn aanbestedingsdocumentatie op basis van het PvE (eisen, wensen en gunningscriteria, en bijdragen aan de beschrijvende documenten en de Nota van Inlichtingen), een stakeholderanalyse en verslagen of adviesnotities van workshops en interviews, en een overzicht van risico's, afhankelijkheden en aandachtspunten.

Wat je meebrengt

De gevraagde kandidaat voldoet aan de knock-outcriteria en de competenties die in de aanvraag zijn genoemd: verbindend en overtuigend, schriftelijk sterk en zelfstandig, analytisch vermogen, politiek-bestuurlijke sensitiviteit en resultaatgericht en proactief.

Praktisch

• Startdatum: zo snel mogelijk
• Einddatum: 6 maanden
• Uren per week: 16 tot 32 uur
• Werklocatie: Zwolle
• Werkdagen: in overleg; hybride werken is mogelijk
• Aantal fte: 1
• Functieschaal: 12

Eisen

Hier moet je aan voldoen om in aanmerking te komen.

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau, richting informatiemanagement, bedrijfskunde, ICT of een technische richting
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met het zelfstandig opstellen van PvE's en aanbestedingsdocumentatie voor complexe ICT-systemen binnen de publieke sector, onder de Aanbestedingswet
• Aantoonbare werkervaring met de selectie of implementatie van een beheer- of assetmanagementsysteem, zoals Maximo, Ultimo, GBI of vergelijkbaar
• Aantoonbare werkervaring met ArcGIS-processen en geo-integraties

Wensen

Hiermee onderscheid je je van andere kandidaten.

• Aantoonbare werkervaring met stakeholdermanagement in complexe overheidsprojecten met veel en uiteenlopende belanghebbenden, waaronder het faciliteren van workshops. Benoem separaat en beknopt 1 voorbeeld in het cv, met rol, stakeholders en resultaat30 punten
• Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig schrijven van aanbestedingsstukken, zoals een eisen- en wensenlijst, gunningscriteria en beantwoording van de Nota van Inlichtingen, voor de aanschaf van een softwaresysteem bij een overheidsorganisatie. Benoem separaat en beknopt 1 voorbeeld in het cv, met opdrachtgever, procedure en de zelf geschreven documenten30 punten
• Aantoonbare werkervaring met assetmanagement en beheerprocessen voor (vaar)wegen, kunstwerken of andere openbare ruimte, bij een provincie, gemeente, waterschap of Rijkswaterstaat25 punten
• Aantoonbare werkervaring met ArcGIS-processen en geo-integraties10 punten
• Aantoonbare ervaring met architectuurkaders en integratievraagstukken5 punten

Competenties

• Verbindend en overtuigend
• Schriftelijk sterk en zelfstandig
• Analytisch vermogen
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit
• Resultaatgericht en proactief