Informatiebeheerder voor het inrichten van zaaktypen en het bouwen van digitale formulieren.

De opdracht

De gemeente Raalte, in samenwerking met de gemeenten Deventer en Olst-Wijhe (DOWR), voert de implementatie van het digitaal dienstverleningsplatform Podium D uit. In dat kader is voor de componenten D-zaak en D-formulieren behoefte aan concrete uitvoerende capaciteit voor het inrichten van zaaktypen in I-Navigator (VIND-IM) en het ontwerpen en implementeren van digitale formulieren.

De opdracht bouwt voort op reeds uitgevoerd ontwerpwerk binnen DOWR en richt zich op vooraf geselecteerde zaaktypen en formulieren die aansluiten op gemeentelijke werkprocessen en geldende richtlijnen, inclusief de vereisten die voortvloeien uit de nieuwe Archiefwet en selectielijsten.

De opdrachtnemer voert analyse- en ontwerpwerk uit ten behoeve van zaaktypen en digitale formulieren, stemt keuzes af met proceseigenaren, gebruikers, functioneel beheer en DOWR-collega's, en faciliteert de acceptatie- en implementatiefase.

Wat ga je doen

Specifieke werkzaamheden omvatten onder meer:

• Analyseren van processen en informatiebehoeften met proceseigenaren, gebruikers en Informatiebeheer.
• Ontwerpen en uitwerken van zaaktypen op basis van VIND-IM, inclusief resultaten, metadata en bewaartermijnen conform geldende kaders.
• Vastleggen van lokale keuzes en beheerafspraken op DOWR-niveau; voorbereiden en begeleiden van overdracht voor inrichting in de zaaktypecatalogus en het zaaksysteem.
• Inventariseren van eisen voor te vervangen digitale formulieren, opstellen van functionele ontwerpen volgens vastgestelde richtlijnen, uitvoeren van acceptatietesten en vastleggen van bevindingen.
• Begeleiden van de implementatie van formulieren richting proceseigenaren en gebruikers en afstemming verzorgen zodat formulieren vindbaar en gebruiksklaar zijn via het publieke kanaal.

De organisatie

We zijn de gemeente Raalte en mensen werken graag bij ons om wie we zijn. We zijn positief, we doen het samen en het liefst stropen we onze mouwen op. De drang om vooruit te willen en het lef om buiten de lijntjes te kleuren, kenmerkt ons. We zijn op zoek naar jou als jij een bijdrage wilt leveren aan onze samenleving. Want die staat niet stil. Onze inwoners dagen ons iedere dag uit om samen met hen het leven in de gemeente Raalte nog mooier te maken.

Je krijgt bij ons niet alleen werk dat ertoe doet, je krijgt bij ons ook de ruimte en het vertrouwen om het verschil te maken. De gemeente Raalte groeit. En dat geeft kansen. Groei jij mee?

Wat je meebrengt

De werkzaamheden zijn primair uitvoerend en vinden in nauwe samenwerking met medewerkers van Raalte en DOWR plaats. De opdrachtnemer levert duidelijke documentatie en overdracht aan het einde van de opdracht.

Praktisch

• Startdatum: 1 december (jaar niet genoemd)
• Looptijd: 26 weken (portal: 6 maanden)
• Uren per week: gemiddeld 16 uur
• Werklocatie: hybride werken mogelijk
• Aantal professionals: 1
• Functieschaal: 8/9
• Verlenging: mogelijk, maar nog niet bekend

Op te leveren resultaten

• Beheerafspraken voor het inrichten van zaaktypen op DOWR-niveau.
• Ingericht en gedocumenteerd overzicht van bestaande, gewijzigde en nieuwe zaaktypen in VIND-IM en het nieuwe zaaksysteem, inclusief archief- en selectiedocumentatie.
• Functionele ontwerpen van digitale formulieren, vastgelegde test- en acceptatiebevindingen en overdracht van de opgeleverde formulieren voor productieplaatsing.
• Helder gedocumenteerde lokale keuzes en overdrachtsdocumenten voor functioneel beheer en beheerders.

Eisen

Hier moet je aan voldoen om in aanmerking te komen.

• Het principe 'Bring Your Own Device' is van toepassing; de kandidaat maakt bij de uitvoering gebruik van eigen IT-middelen (laptop, telefoon en bijbehorende accessoires).
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar in de rol van zaakinrichter of informatiebeheerder met het inrichten van zaaktypen en/of implementatie van zaaksystemen.
• Aantoonbare werkervaring met I-Navigator (VIND-IM) en het inrichten van zaaktypen in de afgelopen 5 jaar.

Wensen

Hiermee onderscheid je je van andere kandidaten.

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar bij een gemeente of overheidsinstelling, in de rol van zaakinrichter of vergelijkbare rol met concrete opdrachten omtrent inrichting van zaaktypen en/of implementatie van zaaksystemen.30 punten
• Aantoonbare werkervaring met het ontwerpen, testen en implementeren van digitale formulieren, inclusief het uitvoeren van acceptatietesten, in minimaal 1 opdracht in de afgelopen 5 jaar.25 punten
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal MBO-4 niveau.15 punten
• Aantoonbare werkervaring in het faciliteren van besluitvorming en het afstemmen van ontwerpkeuzes met proceseigenaren, functioneel beheer en samenwerkingspartners; voorbeelden uit eerdere opdrachten dienen te worden vermeld.25 punten

Competenties

• Communicatie
• Analytisch vermogen
• Resultaatgerichtheid
• Besluitvaardigheid
• Samenwerken
• Nauwkeurigheid