Management- en directieondersteuner

De opdracht

De gemeente Woerden zoekt tijdelijk een ervaren Management- en directieondersteuner ter vervanging in verband met zwangerschapsverlof en het vertrek van een medewerker. De opdracht is gericht op het bieden van secretariële en organisatorische ondersteuning aan meerdere teammanagers binnen het domein Bedrijfsvoering en aan de algemeen directeur / gemeentesecretaris. De nadruk ligt op complex agendabeheer en het volledig ontzorgen van bestuurders en managers, zodat zij hun bestuurlijke en managementtaken ongestoord kunnen uitvoeren.

De kandidaat werkt nauw samen met de teammanagers, de algemeen directeur/gemeentesecretaris en collega-secretariaten en rapporteert operationeel aan de manager bedrijfsvoering.

De kandidaat wordt verwacht proactief te handelen, oplossingsgericht te werken en in een dynamische gemeentelijke omgeving snel te schakelen. Kennis van en ervaring met digitale werkmiddelen is essentieel; Office365, Teams en iBabs moeten routinematig en efficiënt worden ingezet.

Wat ga je doen

De werkzaamheden omvatten onder meer:

• volledig en proactief agendabeheer inclusief het afstemmen van vergaderlocaties en faciliteiten, correspondentie- en e-mailbeheer en het leggen van verbanden tussen e-mails en agenda-items
• voorbereiding en notulering van overleggen
• beheer en afhandeling van (personeels)administratie in zaaksystemen zoals Decos JOIN
• ondersteuning bij inhuur en contractbeheer van tijdelijke medewerkers
• verzorgen van vakantie- en afwezigheidsregistraties
• coderen van facturen
• organiseren van teamdagen en representatieve aangelegenheden
• onderlinge vervanging en samenwerking met de overige managementondersteuners in het team

De organisatie

Werken voor de gemeenten Woerden en Oudewater betekent werken aan ambities in een dynamische organisatie met grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 talentvolle professionals werken voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen.

Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving en centraal in het Groene Hart. De organisatie kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan.

Het team

De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Wat je meebrengt

Ervaring met Office365, inclusief Outlook en Teams, en met iBabs, aantoonbaar in het cv.

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner
• Aantoonbare werkervaring als management- of directieondersteuner binnen een gemeente
• Aantoonbare werkervaring met Office365, inclusief Outlook en Teams, en met iBabs

Praktisch

• Startdatum: 1 december 2026
• Einddatum: 16 april 2027
• Verlenging: 1 maal 3 maanden
• Uren per week: 36
• Aantal fte: 1
• Functieschaal: 8
• Werkdagen: maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdagochtend
• Hybride werken: nee
• Bring your own device: van toepassing, er worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld

Eisen

Hier moet je aan voldoen om in aanmerking te komen.

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner
• Aantoonbare werkervaring als management- of directieondersteuner binnen een gemeente
• Aantoonbare werkervaring met Office365, inclusief Outlook en Teams, en met iBabs, duidelijk benoemd in het cv

Wensen

Hiermee onderscheid je je van andere kandidaten.

• Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als management- of directieondersteuner30 punten
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner bij een gemeente of overheidsinstelling25 punten
• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau10 punten
• Aantoonbare werkervaring met zaaksysteem Decos JOIN20 punten
• De kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe (maximaal 300 woorden), waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht, relevante gemeentelijke ervaring en beschikbaarheid5 punten

Competenties

• Organisatie
• Nauwkeurigheid
• Communicatie
• Stressbestendigheid
• Samenwerken
• Proactief handelen
• Digitale vaardigheid