Projectassistent Civiele Projecten

De opdracht

Voor het cluster (Civiele) Projecten zoeken wij een ervaren en zelfstandige projectassistent. Binnen het cluster werken we aan uiteenlopende projecten in de openbare ruimte, zoals reconstructies van wegen en riolering, het bouw- en woonrijp maken van nieuwe woonwijken en de inrichting van de openbare ruimte. De civiele projectleider is verantwoordelijk voor de realisatie van deze projecten en stuurt daarbij op onder andere planning, financiën, kwaliteit en risico's.

Als projectassistent ondersteun je meerdere civiele projectleiders en projecten tegelijkertijd en ben je verantwoordelijk voor onder andere vergaderorganisatie, actie- en besluitbewaking, projectdossiers en administratieve ondersteuning van financiële verplichtingen. Ook het organiseren van inwonersbijeenkomsten hoort daar bij de rol. Daarmee geef je de projectleiders ruimte om zich te richten op de inhoudelijke aansturing en realisatie van hun projecten.

Wat ga je doen

De functie is daarmee nadrukkelijk meer dan agenda- en vergaderondersteuning. Je bent onderdeel van het projectteam en helpt mee om meerdere projecten georganiseerd, voorspelbaar en zorgvuldig te laten verlopen. Thuiswerken is mogelijk wanneer de aard van het werk dit toelaat; vanwege de nauwe samenwerking met projectleiders en projectteams vindt het werk in de praktijk veel op kantoor plaats.

Het betreft doorlopende kernwerkzaamheden zonder specifieke resultaatverplichting.

• Je ondersteunt meerdere civiele projectleiders bij de dagelijkse organisatie van hun projecten
• Je organiseert project- en andere overleggen, plant afspraken, verzorgt agenda en stukken en maakt waar nodig notulen of heldere actie- en besluitenlijsten
• Je bewaakt acties en afspraken en zorgt dat de projectleider zicht houdt aan wat nog moet gebeuren
• Je houdt projectdossiers en projectinformatie actueel, compleet en goed vindbaar en zorgt voor een zorgvuldige vastlegging van relevante stukken, besluiten en correspondentie
• Je ondersteunt de projecten bij de PMC-werkwijze (Projectmatig Creëren), bijvoorbeeld door projectdocumentatie, bijeenkomsten, formats en besluitmomenten goed te organiseren en administratief te ondersteunen
• Je ondersteunt de financiële administratie van projecten. Je houdt gegevens en overzichten bij, ondersteunt bij verplichtingen, opdrachten en factuurstromen en signaleert tijdig wanneer informatie ontbreekt of iets aandacht vraagt. De financiële analyse, prognose en inhoudelijke budgetsturing liggen nadrukkelijk niet bij jou
• Je ondersteunt de communicatie met inwoners. Zo organiseer je inwonersbijeenkomsten, verstuur je uitnodigingen, houd je waar nodig een projectmailbox bij, help je bewonersbrieven voorbereiden en zorg je dat vragen bij de juiste collega terechtkomen
• Je ondersteunt bij het voorbereiden en controleren van projectstukken en zorgt dat informatie tijdig en compleet beschikbaar is voor overleggen en besluitvorming
• Je hebt contact met collega's, adviesbureaus, aannemers, nutsbedrijven en andere betrokken partijen als dat voor de organisatie van een project nodig is
• Je ziet waar processen of administratieve werkwijzen slimmer kunnen en denkt actief mee over verbeteringen

Praktisch

• Uren per week: 32
• Startdatum: zo spoedig mogelijk
• Einddatum: 12 maanden
• Verlenging: 3 maal 12 maanden
• Werklocatie: Hardenberg
• Thuiswerken: mogelijk waar de aard van het werk dit toelaat; werkdagen ma-vrij
• Aantal fte: niet genoemd
• Functieschaal: 9
• Aantal professionals: 1

Eisen

Hier moet je aan voldoen om in aanmerking te komen.

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als projectassistent, projectondersteuner en/of vergelijkbaar binnen de publieke sector
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het zelfstandig organiseren en administratief ondersteunen van werkzaamheden, waaronder verslaglegging, actie- en afsprakenbewaking en dossierbeheer
• Aantoonbaar bereid om het grootste deel van de werkzaamheden op locatie in Hardenberg uit te voeren

Wensen

Hiermee onderscheid je je van andere kandidaten.

• Aantoonbare werkervaring in de ondersteuning van civieltechnische en/of infrastructurele projecten in de fysieke leefomgeving20 punten
• Aantoonbare werkervaring met het gelijktijdig ondersteunen van meerdere projectleiders en projecten, waarbij de kandidaat zelfstandig verantwoordelijk was voor de organisatorische en administratieve ondersteuning, met een toelichting aan de hand van een voorbeeld20 punten
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met financiële projectadministratie, bijvoorbeeld het bijhouden van verplichtingen, opdrachten, facturen of financiële projectoverzichten20 punten
• Aantoonbare werkervaring met het organiseren van inwonersbijeenkomsten, participatiemomenten en/of projectcommunicatie10 punten
• Aantoonbare werkervaring met Projectmatig Creëren methodiek (PMC)15 punten
• Aantoonbaar beschikbaar voor 32 uur per week15 punten

Competenties

• Zelfstandig
• Nauwkeurig
• Communicatief vaardig
• Flexibel
• Goed in plannen en organiseren