Projectleider Europese aanbesteding en migratie WebOps & CMS

De opdracht

Voor Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond zoeken we een ervaren zelfstandig projectleider voor de Europese aanbesteding van Web Operations en contentmanagementsystemen en, na gunning, de implementatie en eventuele migratie. De omgeving omvat naar verwachting zes websites bij één leverancier en circa twintig redirects.

De basis en wensen voor het programma van eisen zijn bij de start bekend. De opdrachtnemer werkt het volledige programma van eisen uit en rondt dit in de eerste twee weken van december af voor publicatie. Vervolgens brengt de opdrachtnemer aanbesteding, leveranciersselectie, implementatie en eventuele migratie samen in één beheerst project, in samenwerking met Communicatie, Informatievoorziening, Inkoop, contractmanagement en andere materiedeskundigen.

Harde deadline: de implementatie en eventuele migratie zijn uiterlijk 15 juni 2027 afgerond vanwege het aflopen van het huidige contract. Tot en met 30 juni 2027 volgt nazorg, overdracht en formele projectafsluiting.

Scope WebOps & CMS

WebOps omvat de samenhang tussen hosting en infrastructuur, technisch websitebeheer, beschikbaarheid, prestaties en beveiliging van websites en de technische CMS-omgeving. Onder CMS valt de technische ondersteuning bij onderhoud, toegankelijkheid en eventuele add-ons, zodat websites betrouwbaar, veilig en beheersbaar functioneren en redacteuren in het CMS kunnen werken.

Doel en fasering

De opdrachtnemer organiseert het totale projectproces, bewaakt de samenhang, bereidt besluitvorming voor en stuurt betrokken partijen op de afgesproken resultaten.

• Europese aanbesteding: eigen maken van wensen en aanbestedingsdossier en definitief maken van het programma van eisen.
• Europese aanbesteding: met Communicatie, Informatievoorziening en Inkoop vaststellen wat nodig is voor publicatie en uitvoering.
• Europese aanbesteding: opstellen van plan van aanpak, detailplanning, projectgovernance en escalatieroute.
• Europese aanbesteding: begeleiden van publicatie tot en met beoordeling, leverancierskeuze en contractering.
• Europese aanbesteding: organiseren en bewaken van bijdragen, afstemming, besluitvorming en tijdige oplevering.
• Europese aanbesteding: bijhouden van een actueel risico-, issue-, actie- en besluitenlog (RIAD).
• Implementatie en eventuele migratie: vertalen van de gunning naar een bestuurbaar implementatie- en eventueel migratieproject.
• Implementatie en eventuele migratie: met leverancier en specialisten vaststellen van het implementatie- en migratieplan.
• Implementatie en eventuele migratie: organiseren van inzet vanuit Communicatie, Informatievoorziening, Inkoop en andere betrokkenen.
• Implementatie en eventuele migratie: bewaken van planning, kwaliteit, afhankelijkheden, risico's, acceptatiecriteria en besluitvorming.
• Implementatie en eventuele migratie: optreden als centraal projectmatig aanspreekpunt voor de leverancier.
• Implementatie en eventuele migratie: afronden van implementatie en eventuele migratie uiterlijk 15 juni 2027.
• Nazorg en afsluiting: coördineren van nazorg en resterende bevindingen.
• Nazorg en afsluiting: volledige overdracht aan de verantwoordelijke beheerorganisatie.
• Nazorg en afsluiting: opleveren van overdrachtsdossier en eindrapportage.
• Nazorg en afsluiting: formele projectafsluiting uiterlijk 30 juni 2027.

Op te leveren resultaten

• Vastgesteld plan van aanpak met mijlpalen, verantwoordelijkheden, overlegstructuur, besluitvorming, rapportage en escalatie.
• Tijdig en zorgvuldig uitgevoerd aanbestedingsproces van publicatie tot contractering.
• Actueel en navolgbaar projectdossier met planning, rapportages, besluiten, acties, risico's en issues.
• Tijdige, transparante en onderbouwde leverancierskeuze.
• Vastgesteld implementatie- en migratieplan met acceptatiecriteria, afhankelijkheden, risico's, verantwoordelijkheden en overdrachtsafspraken.
• Beheerste ingebruikname van de nieuwe dienstverlening uiterlijk 15 juni 2027.
• Afgeronde nazorg, overdracht, eindrapportage en projectafsluiting uiterlijk 30 juni 2027.

Rollen, samenwerking en afbakening

Het hoofd Communicatie is opdrachtgever. Communicatie is inhoudelijk eigenaar en levert de functionele en communicatieve inbreng. Informatievoorziening levert technische expertise. Inkoop en contractmanagement verzorgen de formele aanbestedingsprocedure, publicatie, aanbestedingsrechtelijke begeleiding, eventuele onderhandelingen en contractering.

De opdrachtnemer bepaalt vanuit eigen expertise de projectmatige aanpak, verbindt partijen, bewaakt voortgang, samenhang en kwaliteit, bereidt overleggen, rapportages en besluiten voor en escaleert tijdig. Tijdens de implementatie is de projectleider het centrale projectmatige aanspreekpunt voor de leverancier. Contractuele of financiële besluiten worden voorgelegd aan de opdrachtgever en waar nodig aan Inkoop of contractmanagement.

De opdracht betreft projectleiding en procesregie. De opdrachtnemer neemt geen structureel functioneel beheer, webmastering, technisch beheer, contentbeheer of inhoudelijk werk van Communicatie, Informatievoorziening, Inkoop of andere deskundigen over, maar zorgt dat hun bijdragen tijdig, volledig en in samenhang tot stand komen.

Wat je meebrengt

• Brengt snel structuur aan en verbindt verschillende disciplines en belangen.
• Documenteert zorgvuldig en houdt planning, risico's, issues, acties en besluiten op orde.
• Is zichtbaar en benaderbaar, luistert en enthousiasmeert, maar spreekt aan en escaleert wanneer nodig.
• Houdt inhoudelijk eigenaarschap bij de juiste deskundigen en stuurt op resultaat.
• Schakelt soepel tussen bestuurlijke besluitvorming, aanbesteding en technische implementatie.

Praktisch

• Startdatum: 1 december 2026.
• Einddatum: 30 juni 2027.
• Uren per week: 16 in de aanbestedingsfase; mogelijk maximaal 24 in de implementatie- en migratiefase (naar verwachting 15 april tot en met 15 juni 2027).
• Werklocatie: Rotterdam; aanwezigheid wanneer nodig.
• Verlenging: geen.

Eisen

Hier moet je aan voldoen om in aanmerking te komen.

• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Minimaal vijf jaar aantoonbare ervaring als projectleider van complexe ICT- of digitale projecten.
• Aantoonbare ervaring met het begeleiden van minimaal één Europese aanbesteding.
• Aantoonbare ervaring met implementatie of migratie van WebOps-, hosting- of CMS-dienstverlening.
• Aantoonbare ervaring met een complexe implementatie of migratie binnen een harde, contractuele deadline.
• Beschikbaar van 1 december 2026 tot en met 30 juni 2027 voor 16 uur per week en, indien nodig, maximaal 24 uur per week tijdens de implementatie- en migratiefase.
• Bereid en in staat om voor noodzakelijke overleggen en projectmomenten in Rotterdam aanwezig te zijn.
• Kan de ervaring onderbouwen met concrete referentieopdrachten.

Wensen

Hiermee onderscheid je je van andere kandidaten.

• Ervaring met zowel een Europese aanbesteding als de daaropvolgende implementatie of migratie.
• Ervaring met CMS-omgevingen, bijvoorbeeld WordPress.
• Ervaring met hosting, technisch websitebeheer en managed dienstverlening.
• Ervaring met projecten waarin Communicatie, Informatievoorziening en Inkoop samenwerken.
• Kennis van informatiebeveiliging, privacy en continuïteit van digitale dienstverlening.
• Ervaring met implementatie- en migratievoorbereiding tijdens de aanbestedingsfase.
• Ervaring binnen een publieke organisatie.