Projectleider HR-systemen & HR Key User Team - AFAS

De organisatie

De Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) werkt 24 uur per dag, 7 dagen per week aan publieke veiligheid en gezondheid. Wij zijn de Brandweer, GGD, Ambulancezorg, Crisisbeheersing/GHOR en Veilig Thuis in Gelderland-Midden en staan klaar voor de ruim 725.000 inwoners uit 15 gemeenten.

De opdracht

VGGM heeft AFAS geïmplementeerd en is live met onder andere de HR-processen. De komende periode staat in het teken van verdere optimalisatie, adoptie, borging en eigenaarschap. Daarbij ligt de nadruk niet alleen op de doorontwikkeling van AFAS, maar ook op het versterken van de HR-organisatie als eigenaar van de dienstverlening.

Om deze volgende fase te realiseren zoeken wij een ervaren projectleider die regie voert op zowel de verdere AFAS HR (door)ontwikkeling als op de inrichting en ontwikkeling van een HR Key User-team.

De opdracht richt zich op het verbinden van HR-processen, gebruikerswensen, systeemontwikkeling en beheer. De projectleider zorgt voor duidelijke prioritering & analyse, een effectieve samenwerking tussen HR, functioneel beheer, Informatievoorziening en Product Owner AFAS. En draagt bij aan een duurzame inrichting van eigenaarschap binnen de organisatie.

Resultaatgebied 1. Doorontwikkeling AFAS

De HR-processen binnen AFAS zijn verder geoptimaliseerd en gestandaardiseerd, waarbij de belangrijkste verbeterinitiatieven zijn gerealiseerd en de samenhang tussen HR-processen, financiële processen en ondersteunende systemen is versterkt.

• De projectleider prioriteert wijzigingsverzoeken, verbeterinitiatieven en nieuwe functionaliteiten
• Richt een werkwijze in voor analyse, beheer, ontwikkeling en besluitvorming
• Bewaakt de samenhang tussen HR-processen, financiële processen en systemen
• Coördineert de samenwerking met andere teams waar nodig
• Zorgt voor een gedragen roadmap voor de verdere ontwikkeling van AFAS HR & payroll

Resultaatgebied 2. Inrichting en borging HR Key User-team

Binnen zes maanden is een HR Key User-team ingericht, operationeel en geborgd binnen de HR-organisatie. Het team beschikt over heldere rollen, verantwoordelijkheden en werkwijzen en kan onder leiding van de Teamleider HR Service & Beheer zelfstandig sturing geven aan gebruikersvragen, systeemverbeteringen, acceptatietesten en kennisdeling rondom AFAS HR & Payroll.

• Ontwikkelt het HR Key User-team naar een hoger niveau
• Definieert rollen, verantwoordelijkheden en taakverdeling
• Ontwikkelt werkwijzen voor wijzigingsbeheer, testen, gebruikersondersteuning en kennisdeling
• Coacht en begeleidt HR key users in hun rol
• Versterkt kennis, eigenaarschap en zelfredzaamheid binnen de HR-organisatie
• Borgt de continuïteit van het team binnen de lijnorganisatie

Resultaatgebied 3. Beheersbaar ontwikkelportfolio en governance

De bestaande ontwikkelachterstand en verbeterportefeuille zijn geanalyseerd, geprioriteerd en teruggebracht tot een beheersbare omvang. Er is een werkende governancestructuur ingericht waarin besluitvorming, prioritering en eigenaarschap eenduidig zijn belegd.

• Analyseert alle openstaande verbeter-, wijzigings- en ontwikkelverzoeken
• Brengt structuur aan in de bestaande ontwikkelportefeuille
• Stelt een gedragen prioriteringsmethodiek op
• Realiseert quick wins en helpt achterstanden terug te dringen
• Richt besluitvorming en overlegstructuren in
• Ontwikkelt een roadmap voor de resterende ontwikkelopgaven
• Zorgt ervoor dat nieuwe ontwikkelverzoeken structureel worden beoordeeld en gepland

Resultaatgebied 4. Verander- en adoptiebegeleiding

De HR-organisatie is voorbereid op de volgende fase van eigenaarschap en ontwikkeling van AFAS HR & Payroll.

• Ondersteunt HR-medewerkers bij de verdere adoptie van AFAS
• Bevordert kennisdeling en samenwerking tussen betrokken stakeholders
• Zorgt voor heldere communicatie over wijzigingen en ontwikkelingen
• Draagt bij aan een cultuur van continu verbeteren binnen HR
• Versterkt de samenwerking tussen HR, functioneel beheer, Informatievoorziening en Product Owner AFAS

Opdrachtsucces

De opdracht is succesvol afgerond wanneer de volgende resultaten zijn gerealiseerd.

• Er staat een duurzaam ingericht en operationeel HR Key User-team dat zelfstandig functioneert onder leiding van de Teamleider HR Service & Beheer
• Rollen, verantwoordelijkheden, werkwijzen en overlegstructuren van het HR Key User-team zijn beschreven, geïmplementeerd en geborgd binnen de HR-organisatie
• Key users beschikken over voldoende kennis en vaardigheden om hun rol zelfstandig uit te voeren en fungeren als eerste aanspreekpunt voor gebruikersvragen, verbeterinitiatieven en systeemontwikkelingen binnen het HR-domein
• De huidige ontwikkelachterstand binnen AFAS is geïnventariseerd, geprioriteerd en substantieel teruggebracht
• Het resterende portfolio van ontwikkelverzoeken, wijzigingsverzoeken en optimalisaties is teruggebracht tot een beheersbare omvang die past binnen de reguliere beheer- en ontwikkelcapaciteit van de organisatie
• Er is een gedragen prioriteringsmethodiek ingericht waarmee nieuwe wensen en ontwikkelingen structureel kunnen worden afgewogen en gepland
• Er ligt een roadmap voor de verdere ontwikkeling van AFAS en de digitale HR-dienstverlening, inclusief eigenaarschap, besluitvorming en planning
• De governance rondom HR-systeemontwikkeling, waaronder de samenwerking tussen HR, functioneel beheer, IV, productowner AFAS en proceseigenaren, is ingericht en wordt actief toegepast

Praktisch

• Startdatum: zo snel mogelijk (voorlopig, vanwege VOG)
• Einddatum: 6 maanden
• Verlenging: 3 maal 3 maanden
• Uren per week: 16 uur (gemiddeld, gedurende de gehele opdracht)
• Aantal fte: 1
• Functieschaal: 11
• Werkdagen: in overleg
• Hybride werken: in overleg

Eisen

Hier moet je aan voldoen om in aanmerking te komen.

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
• Beschikbaar voor gemiddeld 16 uur per week gedurende de gehele opdracht
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met AFAS-implementaties en/of doorontwikkeling van AFAS
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een projectleidersrol binnen HR-systemen
• Aantoonbare werkervaring met het ontwikkelen of begeleiden van een key user-organisatie of gebruikersnetwerk
• Aantoonbare werkervaring binnen een publieke of non-profit organisatie

Wensen

Hiermee onderscheid je je van andere kandidaten.

• Aantoonbare werkervaring met optimalisatie en doorontwikkeling van AFAS na livegang25 punten
• Aantoonbare ervaring met inrichting, coaching en professionalisering van key users of super users25 punten
• Aantoonbare ervaring met digitalisering en optimalisatie van HR-processen20 punten
• Aantoonbare ervaring met inrichting van governance, besluitvorming en samenwerking tussen business, beheer en leveranciers20 punten
• Persoonlijke motivatie waarin de kandidaat beschrijft hoe hij/zij eigenaarschap, adoptie en duurzame borging van HR-systemen realiseert10 punten

Competenties

• Verbindend leiderschap
• Organisatiesensitiviteit
• Stakeholdermanagement
• Coaching en ontwikkelen van medewerkers
• Resultaatgerichtheid
• Veranderkracht
• Analytisch vermogen
• Oordeelsvorming
• Organiseren en prioriteren
• Communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk)
• Samenwerken
• Initiatief en eigenaarschap