Projectleider Workflowsysteem & Bestuurlijke besluitvormingssystemen

De opdracht

De provincie Utrecht herziet momenteel het bestuurlijke besluitvormingsproces. Hieruit volgend wil de provincie a) een workflowsysteem implementeren voor de ondersteuning van haar bestuurlijke besluitvormingsproces en diverse andere generieke processen (inclusief adoptie) en b) het huidige Stateninformatiesysteem (SIS) (voor Provinciale Staten) vervangen en samenbrengen in één bestuurlijk besluitvormingssysteem.

Het SIS wordt vervangen en samengebracht middels een uitbreiding van het huidige gebruik door de ambtelijke organisatie/Gedeputeerde Staten van iBabs.

Wat ga je doen

Als Projectleider Workflowsysteem & Bestuurlijke besluitvormingssystemen ben je verantwoordelijk voor het volgende.

• Leiden van het project voor de selectie en implementatie van een nieuw workflowsysteem.
• Opstellen van projectplannen, planningen, risicoanalyses en voortgangsrapportages.
• Het voorbereiden en begeleiden van het aanbestedingstraject in samenwerking met inkoop, juridische zaken en inhoudelijke experts.
• iBabs inrichten en implementeren voor Provinciale Staten en het aansturen van de benodigde stakeholders; bewaken van scope, tijd, budget en kwaliteit.
• Zorgen voor een soepele implementatie en overdracht naar beheer (adoptie).

De organisatie

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Het team

Je werkt zij aan zij met collega's van team IV-O. De opdracht wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht. Je valt onder aansturing van teamleider Jenny van den Heuvel.

Praktisch

• Startdatum: zo snel mogelijk.
• Einddatum: 6 maanden na start.
• Verlenging: 2 maal 6 maanden.
• Uren per week: 36.
• Werklocatie: provinciehuis van de Provincie Utrecht; maximaal 50% van de werkuren thuis, met een verplichte kantoordag.
• Werkdagen en werktijden: maandag t/m vrijdag tussen 07:30 en 18:00 uur.
• Aantal fte: 1.
• Functienaam: Projectleider Workflowsysteem & Bestuurlijke besluitvormingssystemen (bestaande functie binnen het functiehuis van de Provincie).
• Functieschaal: 12.

Eisen

Hier moet je aan voldoen om in aanmerking te komen.

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met projectmanagement binnen een overheidsorganisatie, duidelijk te beschrijven in het cv.
• Minimaal twee succesvol afgeronde projecten als projectmanager binnen een overheidsorganisatie, per project te beschrijven met resultaat, opleverdatum, governance en rolverantwoordelijkheden.
• Aantoonbare werkervaring, blijkend uit minimaal één succesvol afgerond project in de afgelopen 5 jaar, met zowel de aanbesteding als de implementatie van een workflowsysteem binnen een overheidsorganisatie, aan de hand van een voorbeeld in het cv te beschrijven.
• De kandidaat voert de werkzaamheden persoonlijk uit; vrije vervanging is niet toegestaan.

Wensen

Hiermee onderscheid je je van andere kandidaten.

• Aantoonbare werkervaring met het werken onder architectuur, inclusief samenwerking met een projectarchitect en borging van ontwerpprincipes in projecten, duidelijk te beschrijven in het cv.20 punten
• Aantoonbare werkervaring met verandermanagement bij digitale transities, toegelicht met concrete voorbeelden waarin gebruikersacceptatie, adoptie en stakeholderbegeleiding centraal stonden.40 punten
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met projectmanagement binnen een overheidsorganisatie, duidelijk te beschrijven in het cv.10 punten
• Sterke communicatieve vaardigheden en politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
• Kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen.
• Ervaring met verandermanagement en het meenemen van gebruikers in digitale transities; affiniteit met informatiebeheer, procesoptimalisatie en dienstverlening.
• Ervaring met het werken onder architectuur.

Competenties

• Resultaatgericht
• Organisatiesensitief
• Analytisch sterk
• Proactief en zelfstandig
• Goede stakeholdermanager