Strategisch programma-adviseur

De opdracht

Binnen het programma GRIP zorg je er samen met collega's voor dat de informatiehuishouding op orde is én blijft. Je bent mede bepalend in de inrichting van MS365 als samenwerkingsplatform en speelt in op maatschappelijke en technologische ontwikkelingen zoals digitalisering, veranderende wetgeving en de groeiende behoefte aan transparantie.

Je ontwerpt en werkt beleid, kaders, uitgangspunten en keuzes uit voor de inrichting, het gebruik en het informatiebeheer van M365 als samenwerkingsplatform. Je zorgt dat deze keuzes inhoudelijk stevig zijn, uitvoerbaar worden uitgewerkt en later kunnen aansluiten op of een plek kunnen krijgen in een organisatiebrede visie op informatiebeheer.

Je overziet daarbij het bredere speelveld van de informatiehuishouding. Wanneer keuzes binnen M365 gevolgen hebben voor organisatiebrede processen, verantwoordelijkheden, systemen of beleid, maak je deze samenhang zichtbaar en breng je de gevolgen en risico's tijdig onder de aandacht. Je geeft vanuit informatiebeheer sturing aan de besluitvorming, zonder verantwoordelijkheden van andere disciplines over te nemen.

Je werkt nauw samen met onder andere informatiebeheer, architectuur, privacy, informatiebeveiliging, functioneel beheer, specialist M365 en de betrokken project- en programmaverantwoordelijken. Je betrekt de archivaris en/of toezichthouder aan de voorkant bij relevante ontwerp- en beleidskeuzes. Zo wordt duurzame toegankelijkheid vanaf het begin meegenomen.

De opdracht vraagt om diepgaande kennis van digitaal informatiebeheer, M365 en de bestuurlijke en organisatorische context van een gemeente. Je kunt schakelen tussen strategie, beleid en concrete uitwerking en weet wanneer een M365-vraagstuk organisatiebrede afstemming of besluitvorming vraagt.

Je denkt vanaf de start mee over hoe informatie duurzaam toegankelijk en vindbaar blijft. Diepgaande kennis van moderne digitale werkomgevingen en MS365 is daarbij een eis.

Organisatie

Gemeente Purmerend is volop in beweging. De laatste jaren zijn we succesvol veranderd naar een energieke organisatie met volop mogelijkheden. Wij werken volgens de "Purmerendse manier", onze inwoners staan centraal. Dat betekent dat we bij alles wat we doen onszelf de vraag stellen; wat is hiervan de bijdrage aan de inwoners of bedrijven van Purmerend? Het betekent ook dat we denken in kansen en mogelijkheden. Creativiteit, een informele aanpak en in verbinding staan met de omgeving vinden we belangrijk.

Wat ga je doen

• Je geeft mede vorm aan de inrichting van MS365 als samenwerkingsplatform en pakt, waar nodig, inhoudelijke uitwerkingen op die binnen het programma vallen.
• Je ontwerpt en werkt beleid, kaders, uitgangspunten en richtlijnen voor informatiebeheer binnen M365 uit.
• Je ondersteunt de programmamanager bij de inhoudelijke sturing in delen van het programma en maakt samenhang, keuzes, voortgang en risico's inzichtelijk.
• Je volgt ontwikkelingen op informatiehuishouding op de voet en vertaalt wet- en regelgeving, normen en principes voor informatiebeheer naar concrete en uitvoerbare keuzes voor de inrichting, het gebruik en het beheer van M365.
• Je maakt het collega's makkelijk om informatie correct op te slaan, terug te vinden en duurzaam toegankelijk te houden.
• Je verdiept je in de behoeften van de organisatie en stemt je aanpak daarop af.
• Je denkt mee over vraagstukken zoals zaakgericht werken, duurzame toegankelijkheid en archiving by design.
• Je draagt bij aan de bewustwording rondom informatiebeheer en stimuleert een cultuur van zorgvuldig omgaan met informatie.

Wat je meebrengt

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als adviseur op het gebied van informatiebeheer, informatiemanagement en/of informatiearchitectuur binnen een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met het ontwikkelen en implementeren van beleid, kaders en richtlijnen op het gebied van digitaal informatiebeheer
• Aantoonbare werkervaring met het ontwerpen en/of adviseren over de inrichting van Microsoft 365 als samenwerkingsomgeving vanuit informatiebeheer
• Aantoonbare werkervaring met het toepassen van de Archiefwet, selectielijsten, metadatabeleid en/of regelgeving rondom duurzame toegankelijkheid
• Aantoonbare werkervaring met het adviseren over informatiebeheer binnen een gemeentelijke organisatie

Praktisch

• Startdatum: zo snel mogelijk
• Einddatum: 12 maanden
• Verlenging: 2 maal 12 maanden
• Uren per week: 16
• Werkdagen: maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag
• Hybride werken: ja, in overleg
• Functieschaal: 10
• Werklocatie: Purmerend

Eisen

Hier moet je aan voldoen om in aanmerking te komen.

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als adviseur op het gebied van informatiebeheer, informatiemanagement en/of informatiearchitectuur binnen een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met het ontwikkelen en implementeren van beleid, kaders en richtlijnen op het gebied van digitaal informatiebeheer
• Aantoonbare werkervaring met het ontwerpen en/of adviseren over de inrichting van Microsoft 365 als samenwerkingsomgeving vanuit informatiebeheer
• Aantoonbare werkervaring met het toepassen van de Archiefwet, selectielijsten, metadatabeleid en/of regelgeving rondom duurzame toegankelijkheid
• Aantoonbare werkervaring met het adviseren over informatiebeheer binnen een gemeentelijke organisatie

Wensen

Hiermee onderscheid je je van andere kandidaten.

• Aantoonbare werkervaring met het ontwikkelen en implementeren van beleid en kaders voor informatiebeheer binnen Microsoft 365. Benoem hiervan een duidelijk voorbeeld in de offerte25 punten
• Aantoonbare werkervaring met het ontwerpen of doorontwikkelen van een Microsoft 365-samenwerkingsomgeving vanuit de principes van informatiebeheer en archiving by design. Benoem hiervan een duidelijk referentieproject in de offerte20 punten
• Aantoonbare werkervaring als adviseur informatiebeheer, informatiemanager en/of informatiearchitect binnen een gemeentelijke organisatie20 punten
• Aantoonbare werkervaring met het vertalen van de Archiefwet, selectielijsten, metadatabeleid en/of eisen rondom duurzame toegankelijkheid naar concrete inrichtingseisen, beleidskeuzes of informatiebeheerprocessen15 punten
• Aantoonbare werkervaring met multidisciplinaire advisering waarbij informatiebeheer is afgestemd met architectuur, privacy, informatiebeveiliging, functioneel beheer en/of archieftoezicht. Benoem hiervan een concreet voorbeeld in de offerte10 punten
• Aantoonbaar afgeronde opleidingen, trainingen en/of certificeringen op het gebied van Microsoft 365 en digitaal informatiebeheer, waaronder recordsmanagement, datalifecyclemanagement, Microsoft Purview en/of vergelijkbaar10 punten

Competenties

• Strategisch en analytisch vermogen
• Bestuurlijke en organisatiesensitiviteit
• Risicobewust en in staat om tijdig te escaleren of te agenderen
• Overtuigingskracht en adviesvaardigheid
• Verbindend en sterk in multidisciplinaire afstemming
• In staat om richting te geven en tegelijkertijd samenwerking te organiseren
• Pragmatisch en in staat om beleid te vertalen naar uitvoerbare keuzes